Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày 2021 – Hướng dẫn cách làm

//

Bạn đang đau đầu vì không biết cách nào để quản lý kho hiệu quả, đơn giản nhất? Hãy cùng tham khảo ngay cách lập Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày 2021 và download ngay file excel để thuận tiện cho việc quản lý nhé! Cùng theo dõi bài viết để hiểu ngay ưu nhược điểm khi sử dụng bảng quản lý này nào.

Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản

Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa

Khi nhập và xuất bảng hàng hóa xuất hiện trên Excel, bạn phải có các dữ liệu sau:

File Excel xuất nhập tồn hàng hóa cần có bảng ghi số lượng hàng hóa đã được mã hóa, chứng từ, ngày tháng cụ thể có thể bao gồm:

  • Mã kho: Số thứ tự, sản phẩm, ngày tồn đầu tiên, nhập xuất tồn trong ngày, số lượng tồn cuối ngày.
  • Hàng hóa chi tiết: Tài khoản đối ứng, xuất nhập tồn kho, đơn giá, chứng từ, thuyết minh.
  • Báo cáo hiện ra: Tên hàng, hàng mã hóa, xuất nhập tồn trong kỳ, tồn cuối kỳ, số dư đầu kỳ, đơn vị tính.
  • Kho mã có thể in: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, hình thức, đơn vị tiền tệ

File Administrator Excel cần có phiếu nhập / xuất: số thứ tự, tên, hiệu nhãn, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị đo lường, đơn giá, số lượng, thành tiền

Mẫu bảng nhập tồn hàng hóa mới nhất

Hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng Excel chuyên nghiệp

Tạo file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel và nhập dữ liệu

  • Bước 1: Mở phần mềm quản lý kho bằng Excel.
  • Bước 2: Tạo 5 sheet mới trong Excel với tên lần lượt là Home, Import, Export, Catalog, Report.
  • Bước 3: Nhập thông tin có sẵn vào các sheet đó. Cụ thể như ảnh bên dưới:
Nhập thông tin có sẵn vào các sheet
Nhập thông tin có sẵn vào các sheet

Trang tính “Báo cáo” thường được sử dụng để tạo và trích xuất các báo cáo liên quan đến bán hàng và hàng tồn kho. Báo cáo bán hàng cần có các thông tin sau: Tên hàng, số lượng bán, đơn giá, doanh thu. Báo cáo tồn kho bao gồm: Tên hàng, tồn kho đầu kỳ, nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ.

Ngoài các thông tin cơ bản về hàng hóa, doanh nghiệp còn có thể nhận biết thêm các thông tin quản lý, phục vụ cho việc hạch toán kế hoạch, chiến lược kinh doanh.

Ví dụ: Xem báo cáo hàng tồn kho theo từng ngày cụ thể, ngắn hạn hay dài hạn.Xem lãi lỗ của từng mặt hàng. Xem tồn kho tối thiểu, tồn kho độc hại, tồn kho đến ngày. Xem tình hình hết hàng, thiếu hụt khi chuẩn bị xuất hàng.

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa trên file excel

Excel là một bảng tính và công cụ tính toán tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để làm việc, đặc biệt là với công việc nhập kho hàng ngày. Để tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả và dễ dàng quản lý, bạn cũng sẽ đặt tên cho các cột trong excel.

Trước hết, 4 thông tin cơ bản trước khi kê bàn ​​bạn cần biết như sau:

  • Kiểm kê đầu kỳ: Thông tin đầu tiên cần phải kể đến đó là kiểm kê đầu kỳ để kiểm soát số lượng hàng hóa. Bạn nhận được số hàng của ngày hôm trước (nếu bảng kiểm kê theo đơn vị hàng ngày) hoặc theo tháng nếu bảng theo đơn vị hàng tháng.
  • Số lượng hàng nhập trong 1 ngày: Quý khách vui lòng kiểm soát số lượng hàng nhập trong 1 ngày (hoặc 1 tháng) và lấy thông tin vào bảng xuất nhập riêng.
  • Lượng hàng hóa xuất đi trong ngày: thông tin này thể hiện lượng hàng hóa xuất đi trong kỳ (ngày hoặc tháng đó). Dữ liệu cũng được lấy từ một bảng nhập và xuất riêng,
  • Tồn kho cuối ngày: Công thức tính hàng tồn kho cuối ngày mà bạn nên biết: lượng tồn đầu kỳ + lượng hàng nhập trong ngày – số lượng xuất trong ngày.

Các cột thể hiện thông tin

Cột A: hiển thị mã sản phẩm (tùy theo mã sản phẩm in trên bao bì). Cột này bao gồm mã hàng tồn từ ngày hôm trước và mã hàng mới. Không nhập mã sản phẩm đã hết hạn vào cột này.

Lưu ý, đối với các mã kho còn lại, bạn phải lấy số liệu từ bảng Nhập – Xuất – Nhập kho (NXT) của ngày hôm trước. Để lấy thông tin trong cột mã hàng hóa cho ngày hôm nay, bạn cần lọc mã hàng tồn đọng của ngày hôm trước. Có hai cách cụ thể như sau:

  • Cách 1: Sử dụng công cụ Lọc dữ liệu cho cột số lượng hàng hóa (thường đặt ở cột thứ 8) hoặc cột thành tiền (cột số 9) của ngày hôm trước trong bảng tổng hợp NXT. Sau đó, bạn tiến hành lọc các mặt hàng còn lại của ngày hôm trước trong bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày. Khi đã lọc và biết được thông tin mã hàng của ngày hôm trước, bạn tiến hành sao chép toàn bộ cột tồn kho sang cột mã hàng vào bảng hôm nay.
  • Cách 2: Sử dụng công thức hàm IF để hiển thị mã hàng hóa, sau đó sử dụng hàm vlookup để tìm kiếm mã hàng hóa.

Công thức cho hàm IF như sau: = IF (cột 8> 0, cột A, “”)

Điều kiện: cột số lượng (tồn kho cuối ngày) phải lớn hơn 0 thì lấy mã hàng ở cột A. Nếu giá trị nhỏ hơn 0 thì để trống.

Áp dụng công thức tính toán trong file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

Sau khi nhập dữ liệu, bước tiếp theo là áp dụng công thức để chạy tệp quản lý. Nhiều người cho rằng đây là giai đoạn khó khăn, đòi hỏi kỹ năng quản lý kho bằng Excel thành thạo mới có thể làm được.

Tuy nhiên, thực tế công việc này không quá khó, bạn chỉ cần biết và sử dụng các hàm phổ biến như Vlookup, Hlookup, Sumif, Inferror, .. là có thể quản lý tốt file Excel này.

Vlookup là một chức năng thống kê và tìm kiếm dữ liệu phổ biến trong Excel. Kết quả tìm kiếm của hàm sẽ được trả về dưới dạng cột. Cú pháp của hàm là: = Vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num,). Trong đó các giá trị trong ngoặc lần lượt là giá trị cần tìm, bảng cần tìm, vị trí cột cần tìm giá trị, nhập số 0 hoặc 1.

Sử dụng các hàm để xây dựng công thức
Sử dụng các hàm để xây dựng công thức

Cách tạo file quản lý kho bằng Excel bằng hàm Sumif

Sumif là một hàm có cú pháp: = Sumif (range, tiêu chí, sum_range).

Các giá trị trong ngoặc là địa chỉ của dải ô chứa dữ liệu, dữ liệu được tính tổng, địa chỉ của dải ô được tính tổng. Hàm này tương đối đơn giản, dùng để tính tổng khi có điều kiện kèm theo trong file quản lý hàng tồn kho bằng Excel.

Inferror có công thức: = IFERROR (value, value_if_error).

Đối số đầu tiên là đối số được kiểm tra, đối số này có thể được chấp nhận như một phép tính, công thức hoặc hàm. Đối số thứ hai là kết quả trả về sau khi sửa lỗi. Chức năng này được sử dụng với mục đích phát hiện lỗi trong dữ liệu và sửa chữa chúng.

Cách xử lý đối với mã hàng phát sinh mới

Lấy tại bảng xuất nhập kho. Nếu bạn đang loay hoay vì mới vào nghề, hãy sử dụng cách này để quản lý hàng hóa phát sinh hiệu quả: Màu sắc khi hàng hóa mới phát sinh để phân biệt và dễ lọc. Sau đó sao chép và dán vào sheet Danh sách hàng hóa là xong.

  • Cột B: Tên của chủng loại hàng hóa

Để lấy tên hàng hóa, bạn sử dụng chức năng Vlookup để lấy tên trong sheet danh sách hàng hóa.

Công thức: = VLOOKUP ($ B12; DMHH! $ B $ 6: $ D $ 14; 2; 0)

B12 là ô mã hàng hóa trong bảng tổng hợp NXT ngày nay.

  • Cột C: đơn vị tính

Sử dụng Vlookup để thực hiện tìm kiếm từ bảng danh sách hàng hóa.

= VLOOKUP ($ B12; DMHH! $ B $ 6 $: $ D $ 14; 4; 0)

  • Cách tính số tồn đầu kỳ:

Cột số lượng: sử dụng hàm vlookup lấy từ cột tồn kho ngày trước của bảng TH NXT ngày hôm trước.

Cột thành tiền: Cũng sử dụng chức năng Vlookup để lấy từ cột thành tiền của bảng TH NXT ngày trước.

Cách tính số hàng tồn đầu ngày

  • Cột 1: số lượng hàng hóa bạn dùng hàm Vlookup tương tự như trên.
  • Cột 2: Để tính thành tiền nhập kho trong kỳ, bạn cũng dùng hàm Vlookup để dò tìm từ bảng NXT của ngày hôm trước.

Thông tin về số lượng nhập trong kỳ được lấy từ bảng kê nhập xuất tồn kho đã lập trước đó. Ngoài ra còn có 2 cột số lượng và số tiền (cột 3 và 4), cả hai đều được lấy từ bảng kê xuất nhập. Trong đó để tính số tiền và tính thành tiền bạn sẽ sử dụng hàm Sumif.

  • Cột 5: đơn giá xuất kho chỉ sử dụng cuối kỳ và tính bình quân cho đơn giá xuất kho, chỉ dùng cho các công ty sử dụng đơn giá xuất kho.
  • Cột 6: thông tin của cột này để hiển thị số lượng hàng đã xuất trong ngày. Sử dụng hàm sumif tương tự như khi nhập kho.
  • Cột 7: Thành tiền

Doanh nghiệp có phương pháp tính đơn giá xuất kho cụ thể thì sử dụng hàm Sumif lấy từ danh sách phiếu. Với cách tính bình quân sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, khi đã có cột đơn giá, bạn chỉ cần nhân đơn giá với số. lượng ra số lượng.

  • Cột 8 là thông tin về số hàng còn lại cuối kỳ. Bạn cũng sử dụng số đầu kỳ + nhập số tiền trong kỳ và để lại cuối kỳ. Công thức phụ thuộc vào cột tương ứng (cột 1 + cột 3-cột 6)
  • Cuối cùng là cột 9 (thành tiền mặt), bạn chỉ cần lấy số dư đầu ngày cộng với số tiền đã nhập, sau đó trừ đi số tiền đã chi tiêu trong ngày.

Đối với những kế toán mới, việc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng excel có thể là một công việc khó khăn và đòi hỏi sự tập trung cao độ để tính toán chính xác các loại tiền, số lượng hàng hóa và phân loại hàng hóa. . Nhưng nếu bạn thực hành tốt, bạn sẽ thấy quỹ đạo công việc không ngừng quay và sẽ cảm thấy dễ dàng hơn.

Tải file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí 

Mẫu file quản lý kho cho cửa hàng: TẠI ĐÂY

Mẫu file quản lý kho bằng Excel cho nhà máy: TẠI ĐÂY

Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Để không thể trở thành người quản lý kho hiệu quả với file Excel, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình

Tùy theo đặc điểm của sản phẩm và tình hình kinh doanh mà các cửa hàng sẽ lập file Excel quản lý hàng tồn kho phù hợp nhất. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng, dễ dàng kiểm soát và đồng bộ kho dữ liệu của bạn.

Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản

Khi sử dụng Excel, bạn cần nắm vững một số kiến ​​thức cơ bản sau:

  • Thao tác nhập dữ liệu và thống kê
  • Theo trình xử lý hồ sơ
  • Kỹ năng thiết kế và định dạng bảng tính
  • Sử dụng thành thạo các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If, …

Thông tin cần chính xác

Thông tin ghi vào hồ sơ quản lý cần sự chính xác nhất, tránh sai sót, nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung.

Các lưu ý khác

  • Quản lý kho bằng excel cần nhập liệu cẩn thận để tránh sai sót
  • Lưu chiều rộng ô đầu tiên và sau đó viết hàm
  • Được trang bị thêm các tính năng bảo mật để bảo vệ tài liệu khỏi vi rút có hại và người ngoài.
  • Tệp quản lý cần nhập đúng chức năng về các giá trị tham chiếu.

Vì sao nên tạo file Excel quản lý kho hàng?

Quản lý kho luôn là bài toán “đau đầu” của nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu luôn có những sai sót nhỏ, gây khó khăn trong quá trình kinh doanh. Để giải quyết tình trạng này, các doanh nghiệp nên sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho, kiểm kho, báo cáo tồn kho, lịch sử xuất hàng, chuyển kho,… chính xác và hiệu quả hơn.

Với cách này, chủ shop sẽ biết được lượng hàng thiếu, lượng hàng còn lại để tính toán mua hàng hợp lý. Hơn nữa, file quản lý hàng tồn kho trên Excel còn giúp bạn theo dõi lịch sử mua hàng của khách, tốc độ bán hàng của shop. Từ đó, dự đoán sản phẩm nào đang bán chạy để kịp thời bổ sung, tránh tình trạng khan hàng.

Cuối cùng, theo kinh nghiệm quản lý kho, file quản lý hàng tồn kho bằng Excel sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian quản lý hàng tồn kho, lượng thông tin trích xuất chính xác hơn, đưa đến quyết định kinh doanh đúng đắn.

Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý hàng tồn kho qua Excel

Quản lý hàng tồn kho chưa bao giờ dễ dàng hơn nhưng không phải vậy. Điều quan trọng là phải chọn đúng phương pháp. Hiện nay, quản lý hàng tồn kho bằng excel rất phổ biến, vừa thiết thực vừa tiết kiệm. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, việc quản lý xuất nhập khẩu bằng excel vẫn còn nhiều bất cập. Do đó, trước khi quyết định quản lý hàng hóa qua excel hay sử dụng các phần mềm chuyên dụng, bạn cần suy nghĩ thật kỹ nhé!

Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý hàng tồn kho qua Excel
Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý hàng tồn kho qua Excel

Ưu điểm

Đơn giản và dễ sử dụng

Nhập Excel ít phức tạp hơn. Miễn là bạn hiểu những điều cơ bản về cách sử dụng và cẩn thận khi nhập, bạn sẽ nhận được kết quả chính xác.

File mẫu excel dễ tìm kiếm

Hiện nay, trên Internet có rất nhiều biểu mẫu quản lý kho bằng excel với đầy đủ công thức và chức năng. Vì vậy, bạn không phải mất thời gian thiết kế và xây dựng công thức như bạn đã làm trước đây. Chỉ cần tìm kiếm và chọn mẫu theo dõi khoảng không quảng cáo phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn và sau đó điều chỉnh cho phù hợp.

Không Mất Phí

Có thể nói đây là ưu điểm chính của quản lý hàng tồn kho bằng excel. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thực sự không cần sử dụng phần mềm quản lý (chi phí cao hơn). Như vậy, file excel trở thành một giải pháp hữu ích và tiết kiệm.

Nhược điểm và rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Tuy là một phần mềm quản lý hữu ích nhưng việc sử dụng Excel để quản lý kho cũng có thể có nhiều hạn chế gây khó khăn cho người dùng mà bạn cần lưu ý. Như sau:

Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

Sử dụng tệp Excel yêu cầu người quản lý phải nhập thủ công từng dữ liệu và thông tin. Nếu dữ liệu quá lớn sẽ gây nhầm lẫn khi nhập, ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Vì vậy, khi sử dụng bảng Excel, người nhập cần phải kiểm tra lại nhiều lần, điều này gây lãng phí thời gian và lãng phí tiền bạc của doanh nghiệp.

Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất

File Excel để quản lý lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cả cửa hàng sẽ không đảm bảo an toàn tuyệt đối. Ngoài ra, Excel cũng chưa có tính năng phân quyền cụ thể hoặc hiển thị lịch sử chỉnh sửa riêng lẻ nên dữ liệu rất dễ điều chỉnh và khó khôi phục.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn

Khi lưu trữ quá nhiều thông tin trong cùng một hồ sơ quản lý kho sẽ dễ gây ra sự nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Điều này ảnh hưởng đến việc kinh doanh của các cửa hàng.

Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác

File quản lý hàng tồn kho sử dụng Excel không chạy trên internet nên không thể đồng bộ dữ liệu liên tục với các phòng ban, bộ phận khác. Vì vậy, khi có sự thay đổi hàng hóa trong kho phải tiến hành kiểm kho sau đó mới báo số lượng hàng chính xác, gây ra rất nhiều bất tiện.

Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh

Khi quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa bằng Excel, bạn sẽ không theo dõi được báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh của toàn cửa hàng mà chỉ xem được một số bảng tính, biểu đồ số liệu tồn kho đơn giản. Các mặt hàng. Đây là nhược điểm lớn nhất của Excel.

Khi dùng file excel quản lý nhập xuất kho trên mạng cần quan tâm tới điều gì ?

Bạn có thể yên tâm khi tải các file mẫu miễn phí từ internet của các trang web mà bạn cho là đáng tin cậy khi học. Nếu chưa rõ, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​của bạn bè, đồng nghiệp khác và những người xung quanh.

Có nhiều người lên mạng tải về một vài file quản lý xuất nhập hàng hóa, bán hàng với các công thức xây dựng sẵn về sử dụng. Mục đích của người quản trị bài viết là chia sẻ những thông tin hữu ích để mọi người biết thêm nhiều kiến ​​thức mới. Những kiến ​​thức này được đúc kết từ kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm thực tế trong công việc. Bạn không phải lo lắng về bất cứ điều gì.

Vì xã hội hiện đại, công nghệ phát triển. Bạn không gặp khó khăn gì nếu muốn tìm kiếm thông tin mình cần thông qua mạng xã hội: Google… Bạn cần hiểu rằng file họ tạo ra là để phục vụ cho công việc của họ sau đó họ chia sẻ để mọi người tham khảo . Khi bạn sử dụng tệp có công thức dựng sẵn mà không hiểu cách tính công thức, báo cáo có thể không chính xác.

Hy vọng với những hướng dẫn mà cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày mà compamarketing vừa giới thiệu trên đây, các bạn có thêm thông tin hữu ích để tạo bảng quản lý riêng cho mình. Nếu có bất kì thắc mắc gì hãy để lại comment bên dưới để được giải đáp sớm nhất nhé! Chúc các bạn thành công.

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments