Download File quản lý công nợ bằng excel miễn phí [2024]

Bên cạnh quản lý công nợ theo cách truyền thống bằng hồ sơ viết tay hay quản lý công nợ bằng phần mềm thì quản lý công nợ bằng file excel là cách lựa chọn phổ biến nhất. Bởi ưu điểm nhanh chóng, tiện lợi và có độ chính xác cao. Cùng theo dõi bài viết hôm nay của compamarketing để tham khảo cách quản lý công nợ bằng file excel cũng như Download File quản lý công nợ bằng excel miễn phí [2021] nhé!

Excel quản lý công nợ là gì? 

Đầu tiên chúng ta cần hiểu khái niệm công nợ là khoản phải thu của khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp. Tùy theo tính chất của khoản nợ mà chúng ta phân chia các khoản phải thu và phải trả.

Để kiểm soát khoản công nợ này và tránh những tranh chấp sau này cũng như kiểm soát được dòng tiền và ngân quỹ của doanh nghiệp, người ta thường sử dụng 2 phương pháp: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý. khách nợ hoặc sử dụng tệp Excel riêng để quản lý công nợ. Như vậy, quản lý công nợ bằng Excel là theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp bằng file Excel, sử dụng các chức năng tính toán, thống kê của công cụ này.

Lợi ích khi sử dụng file Excel theo dõi công nợ 

Nhiều người khi sử dụng Excel để theo dõi công nợ hoặc cho quy trình quản lý khách đi công tác gặp vấn đề so sánh với các phần mềm quản lý khác và lo ngại rằng Excel không thể đảm bảo được những nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, là một phần mềm được sử dụng toàn cầu, các tệp Excel có một số lợi thế nhất định như sau:

Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu 

Tệp Excel là một bảng tính, vì vậy bạn có thể dễ dàng thay đổi số cột và số hàng cũng như thêm các yếu tố cần thiết khác và tùy chỉnh tệp sao cho phù hợp nhất với quy trình quản lý của mình.

Ví dụ, khi chúng ta cần quản lý các khoản phải thu của khách hàng, chúng ta cần các yếu tố trong tệp Excel như số đơn hàng, tên khách hàng, số tiền phải thu, thời gian, v.v.

Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng 

Nếu bạn đã từng mệt mỏi với việc tìm kiếm dữ liệu từ bộ sưu tập sách số của mình, vừa mất thời gian lại dễ hiểu sai thì sử dụng công cụ quản lý Excel chính là một giải pháp hữu hiệu. Bất kỳ dữ liệu nào bạn cần đều có thể được liệt kê nhanh chóng và dựa trên chính sách vào các thuật toán của Excel.

Miễn phí 

Thay vì sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý công nợ phải trả, thậm chí phải ra lệnh đơn vị phát hành tùy chỉnh phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp, quản lý công nợ bằng Excel, bạn có thể hoàn thành công việc. hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào. Điều này rất có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty khởi nghiệp.

Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel 

• Thông tin khách hàng và nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, mã khách hàng / nhà cung cấp, số điện thoại
• Thông tin về công nợ: Nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, thuyết minh, tên người thực hiện.
• Thông tin về các khoản phải thu: Nội dung công nợ, các khoản phải thu đầu kỳ, các khoản phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, thuyết minh và tên người thực hiện.

Nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel 

Mặc dù được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhưng việc sử dụng file Excel cho quá trình quản lý vẫn có nhiều nhược điểm mà bạn cần hết sức lưu ý khi thực hiện các thao tác quản lý của mình như:

• Không quản lý được lượng lớn thông tin: khi dữ liệu công nợ quá lớn, file Excel sẽ lộ ngay các vấn đề như: xử lý dữ liệu chậm, gây sai sót trong quá trình thống kê, v.v.
• Excel không phải là phần mềm quản lý doanh nghiệp hay bán hàng chuyên nghiệp nên các thông tin công nợ trên Excel không được quản lý thống nhất mà được chia thành các file riêng biệt và độc lập. Điều này đôi khi gây ra nhiều trở ngại cho những nhà quản lý muốn có cái nhìn tổng quan nhất về thực trạng của doanh nghiệp.
• Bảo mật thông tin chưa tốt: Hệ thống bảo mật của Excel chưa thực sự ấn tượng nên bạn cần đối mặt với những rủi ro mất thông tin, mất thông tin do bị tấn công mạng hoặc virus. . Đồng thời, việc khôi phục các dữ liệu này cũng gặp rất nhiều khó khăn do Excel không hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên kho lưu trữ đám mây.
• Các hàm tính toán không thực sự dễ sử dụng: Nếu bạn không biết gì về Excel trước đó, các hàm này có thể là một vấn đề, ảnh hưởng đến độ chính xác của thống kê và cũng tốn thời gian. để báo cáo thống kê.

Cách thao tác thực hiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (data)

Bạn cần chuẩn bị dữ liệu để có thể thực hiện việc lập bảng. Lập bảng kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của khách hàng trong kỳ (bảng nhập liệu hàng ngày) như sau:

Và bảng Danh mục khách hàng kèm theo số dư đầu kỳ của từng khách hàng

Bước 2: Xác định các hàm Excel cần sử dụng

Sau đây là một số hàm Excel để lập bảng (sổ) theo dõi công nợ phải thu khách hàng:

• Để tính số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ta sử dụng hàm VLOOKUP, SUMIFS
• Để tối ưu hóa và đảm bảo dữ liệu chính xác khi thay đổi khoảng thời gian, chúng tôi sử dụng thêm các hàm MIN, MAX

Bước 3: Đặt tên vùng dữ liệu

Để làm cho công thức dễ theo dõi hơn, tôi đã đặt tên cho các vùng dữ liệu trong bảng dữ liệu (được đặt tên là DATA), cụ thể như sau:

Bước 4: Tính số dư đầu kỳ

Để thiết kế bảng theo dõi công nợ phải thu này có thể linh hoạt thay đổi số liệu khi bạn thay đổi khoảng thời gian nên số dư đầu kỳ ở đây là số dư đến ngày (G7).

Bạn cần điền công thức vào ô E12 (Nợ đầu kỳ) như sau:

=MAX(VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,7,0) -VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,8,0)+SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”<” & $G$7) – SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS, “<” &$G$7),0)

Và công thức ở ô E13 (Có đầu kỳ) như sau:

=-MIN(VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,7,0) -VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,8,0)+SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”<” & $G$7) – SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS, “<” &$G$7),0)

Bạn có thể thấy, 2 công thức trên về cơ bản là giống nhau, thay vì hàm kết hợp hàm MAX để xác định số dư bên Nợ thì số dư bên Có bạn thay MAX = -MIN.

Nếu bạn thay đổi ngày trong ô G7, số dư trong ô này luôn giống với số dư trước đó từ ngày (hoặc NGAY_GS)

Bước 5: Tính số phát sinh trong kỳ

Công thức có số phát sinh trong kỳ sẽ đơn giản hơn các công thức trước như sau:

Với số dư bên Nợ (G12):

=SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”>=” & $G$7, NGAY_GS, “<=” & $G$8)

Với số dư bên Có (H12):

 =SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS,”>=” & $G$7, NGAY_GS, “<=” & $G$8)

Tính tổng số tiền với điều kiện NGAY_GS nằm trong khoảng từ ngày – đến ngày. Ta có kết quả như hình:

Bước 6: Tính số dư cuối kỳ

Bạn cần điền vào các công thức tính toán sau:

Trong ô I12 (số dư cuối kỳ ở bên Nợ)

=MAX(E12+G12-F12-H12,0)

Tại ô J12 (số dư cuối kỳ bên Có)

=-MIN(E12+G12-F12-H12,0)

Sau khi điền tất cả các công thức vào các ô tương ứng ở hàng đầu tiên trong Bảng. Bạn chỉ cần FillDown các công thức đó xuống các ô giống nhau ở các dòng bên dưới (mỗi dòng tương ứng là 1 khách hàng). Sau đó, thêm cổng cuối cùng của Bảng với hàm SUM và bạn đã hoàn tất.

Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel 

Mẫu File Quản Lý Công Nợ Phát Sinh, Đến Hạn Và Quá Hạn – Mẫu 01

Sử dụng mẫu này giúp bạn theo dõi:

• Báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình bán hàng, thu tiền của Sale man.
• Báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình mua bán hàng hóa cho khách hàng và nhà cung cấp.
• Theo dõi công nợ cho từng khách hàng, nhà cung cấp, đơn hàng và thời gian.

Mẫu File Theo Dõi Công Nợ Phải Thu, Phải Trả – Mẫu 02

Biểu mẫu này cung cấp cho bạn: danh bạ khách hàng / nhà cung cấp bao gồm các thông tin liên quan đến khách hàng / nhà cung cấp như tên, địa chỉ, dữ liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng / nhà cung cấp, số điện thoại …

Bạn có thể xem và quản lý mẫu báo cáo chi tiết nội dung công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.

Tệp này cũng tạo ra một báo cáo tóm tắt về công nợ bao gồm các thông tin sau: Không, nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng / nhà cung cấp (tên, mã mặt hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp), thông tin và dữ liệu về các khoản phải trả như phải trả đầu kỳ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ.

FAQ

Hy vọng với Download File quản lý công nợ bằng excel miễn phí [2024] mà compamarketing vừa giới thiệu trên đây, đã giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình quản lý công nợ khách hàng. Để tham khảo thêm các kiến thức kinh doanh bổ ích, hãy theo dõi các bài viết của compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công.