Đổi màu ô là công cụ biến Google sheets của bạn trở nên đặc biệt, dễ nhìn, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên làm sao để trang tính của bạn tự động đổi màu ô? Trong bài viết hôm nay, Compamarketing sẽ hướng dẫn chi tiết cách Tự động đổi màu ô trong Google Trang tính [2024]. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
Tự động đổi màu ô trong Google Trang tính bằng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện là gì?
Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính cho phép bạn thay đổi giao diện của các ô bằng cách thực hiện các hành động với các giá trị như số, văn bản, ngày tháng hoặc dữ liệu khác. Bạn có thể định dạng ô và Google sẽ xác nhận xem ô có đúng theo các điều kiện đã đặt hay không. Ví dụ: bạn có thể nói, “Nếu ô A2 trống, hãy thay đổi màu nền của ô đó thành màu xám.
Chúng ta sẽ đi vào chi tiết bên dưới, nhưng đây là các bước cơ bản để định dạng có điều kiện trong Google Sheets.
Cách sử dụng định dạng có điều kiện để tự động đổi màu ô trong Google Trang tính
Bước 1: Mở một bảng tính trong Google Sheets.
Bước 2: Chọn dải ô bạn muốn định dạng.
Bước 3: Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
Bước 4: Một bảng điều khiển sẽ mở ra.
Bước 5: Chọn phạm vi ô muốn áp dụng điều kiện
Bước 6: Đặt điều kiện cho quy tắc.
- Single color (Đơn sắc): Trong phần “Định dạng ô nếu”, hãy chọn điều kiện bạn muốn kích hoạt quy tắc. Trong “Kiểu định dạng”, chọn cách hiển thị ô khi đáp ứng điều kiện. Để tạo kiểu định dạng của riêng bạn, trong tùy chỉnh, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm
.
- Color scale (Thang màu): Trong “Kiểu định dạng”, chọn thang màu. Bạn có thể đặt giá trị nhỏ nhất, lớn nhất và trung bình. Nếu bạn không đặt giá trị nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh dựa theo dữ liệu của bạn.
Bước 7: Nhấn vào phần Done (Xong).
Định dạng có điều kiện theo công thức
Bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để áp dụng định dạng cho một hoặc nhiều ô dựa trên nội dung của ô khác.
- Mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn ô bạn muốn định dạng.
- Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
- Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh).
- Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi thêm công thức và quy tắc.
- Nhấn vào phần Done (Xong).
Lưu ý: Công thức chỉ có thể tham chiếu cùng một Google Sheets, sử dụng ký hiệu chuẩn (=’sheetname’! Cell). Để tham chiếu một Google Sheets khác trong công thức, hãy sử dụng hàm INDIRECT.
Ví dụ 1
Cách đánh dấu khi có nhiều lần xuất hiện cùng một giá trị trong dữ liệu của bạn:
- Mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn ô bạn muốn định dạng (Ví dụ: ô B1 đến B50).
- Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
- Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh).
- Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi nhập quy tắc cho hàng đầu tiên. Trong trường hợp này, quy tắc sẽ là: “=COUNTIF($A$1:$A$100;A1)>1”.
- Chọn thuộc tính định dạng khác.
- Nhấn vào phần Done (Đã xong).
Ví dụ 2
Để định dạng toàn bộ hàng dựa vào giá trị của một trong những ô trong hàng đó:
- Mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn ô bạn muốn định dạng (Ví dụ: như cột A:D).
- Nhấn vào Format (Định dạng) sau đó chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
- Trong trình đơn thả xuống có tên Format cells if (Định dạng ô nếu), hãy nhấn vào phần Custom formula is (Công thức tùy chỉnh).
- Nhấn vào phần Value or formula (Giá trị hoặc công thức) rồi nhập quy tắc cho hàng đầu tiên (Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu màu xanh lục cho toàn bộ hàng khi giá trị trong cột B là “Có”, hãy viết công thức như sau: =$B1=”Yes”).
- Chọn thuộc tính định dạng khác.
- Nhấn vào phần Done (Đã xong).
Lưu ý:
- Để xóa quy tắc, hãy nhấn vào biểu tượng Xóa
.
- Các quy tắc được đánh giá theo thứ tự được liệt kê. Quy tắc đầu tiên được cho là đúng sẽ xác định định dạng của ô hoặc dải ô. Để sắp xếp lại quy tắc, hãy nhấn vào biểu tượng Di chuyển
rồi kéo các quy tắc đó.
- Nếu bạn sao chép và dán từ một ô hoặc dải ô có quy tắc định dạng, thì khi bạn dán dữ liệu đã sao chép, các quy tắc này sẽ được áp dụng.
Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets có ví dụ chi tiết
Lợi ích của tô màu xen kẽ trong Google Sheets
Sau khi hoàn thành các phép tính, bước tiếp theo chúng ta sẽ định dạng màu sắc và phông chữ để bảng dữ liệu đẹp và rõ ràng hơn. Đó là lý do tại sao chúng ta nên xen kẽ các màu để dễ đọc dữ liệu. Google Trang tính hỗ trợ nhiều cách khác nhau để định dạng màu xen kẽ cho bảng dữ liệu như chọn màu thay thế hoặc định dạng màu có điều kiện.
Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets bằng “Màu thay thế”
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần tô màu > Chọn Formart (Định dạng) > Chọn Alternating colors (Màu thay thế).
Bước 2: Chọn 1 kiểu mặc định > Nhấn Done (Xong).
Kết quả sau khi chọn màu thay thế.
3. Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets bằng hàm
Trước khi thực hiện thao tác nhập hàm để tô màu xen kẻ bạn sẽ thực hiện các bước sau: Chọn vùng dữ liệu cần tô màu > Chọn Formart (Định dạng) > Chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện).
Cách tô màu hàng xen kẽ trong Google Sheets
Chọn Custom formula is (Công thức tùy chỉnh là) > Nhập công thức: =ISEVEN(ROW()) > Chọn màu muốn tô > Nhấn Done.
Kết quả màu được tô xen kẽ các hàng với nhau.
Cách tô màu hàng tùy ý trong Google Sheets
Nhập công thức: =MOD(ROW();5)=0 > Chọn màu muốn tô > Nhấn Done.
Kết quả cách 5 dòng màu sẽ được tô 1 lần. Bạn có thể thay đổi số dòng cách nhau để tô màu.
Cách tô màu cột xen kẽ trong Google Sheets
Nhập công thức: =ISEVEN(COLUMN()) > Chọn màu muốn tô > Nhấn Done.
Kết quả màu được tô xen kẽ các cột với nhau.
Cách tô màu cột tùy chỉnh trong Google Sheets
Nhập công thức: =MOD(COLUMN();3)=0 > Chọn màu muốn tô > Nhấn Done.
Kết quả cách 3 cột màu sẽ được tô 1 lần. Bạn có thể thay đổi số cột cách nhau để tô màu.
Kết quả tô màu
Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheet trên Android
2. Nhấn vào bảng tính bạn muốn chỉnh sửa.
3. Chọn phạm vi bạn muốn thay thế màu trong Google Trang tính bằng cách giữ ngón tay trên màn hình và kéo.
Bạn cũng có thể chọn tô màu luân phiên cho tất cả các hàng trong trang tính bằng cách nhấp vào hộp màu trắng ở góc trên cùng bên trái. Nó ở bên trái địa chỉ cột đầu tiên và phía trên hàng đầu tiên.
4. Nhấn vào biểu tượng định dạng. Đó là chữ “A” với một số dòng ở bên cạnh nó cùng nằm trong một nút hình vuông. Thao tác này sẽ mở menu định dạng xuất hiện ở cuối màn hình.
5. Chọn tab CELL và nhấn vào nút Fill color.
6. Nhập phạm vi vào trường “Apply to range” (Phạm vi áp dụng). Nếu bạn muốn áp dụng các hàng màu xen kẽ cho toàn bộ trang tính, bạn có thể bỏ qua bước này, vì phạm vi đã được điền.
7. Nhấn xem bảng tính của bạn có đầu trang hay chân trang. Ví dụ: nếu bạn có một hàng ở đầu bảng tính chứa tiêu đề cột và không được tô màu khác, hãy đảm bảo Header (Tiêu đề) được chuyển thành Bật.
8. Nhấn vào một bảng màu. Bản xem trước sẽ xuất hiện ở đầu màn hình.
9. Nhấn vào nút SAVE, nó ở góc trên bên trái của menu. Điều này sẽ lưu lựa chọn của bạn.
Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheet trên iPhone, iPad
Bạn chỉ có có thể xem các quy tắc định dạng có điều kiện trên iPhone hoặc iPad và cách chúng hiển thị màu xen kẽ trong bảng tính của mình nhưng không thể chỉnh sửa, tạo hoặc xóa chúng đi.
Một số câu hỏi liên quan
Làm sao để lọc theo màu trong Google Sheets?
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc > Chọn biểu tượng Filter.
Bước 2: Chọn mũi tên ở hàng đầu tiên của vùng dữ liệu có màu cần lọc > Chọn Filter by color > Chọn Fill Color > Chọn màu muốn lọc.
Làm sao xóa quy tắc tô màu đã áp dụng?
+ Trường hợp 1: Xóa màu thay thế.
Các bước thực hiện xóa màu thay thế tương tự như đã hướng dẫn ở mục 2. Chọn vùng dữ liệu cần tô màu > Chọn Formart (Định dạng) > Chọn Alternating colors (Màu thay thế) > Chọn Remove alternating colors.
+ Trường hợp 2: Xóa công thức tùy chỉnh.
Các bước thực hiện xóa màu thay thế tương tự như đã hướng dẫn ở mục 3. Chọn vùng dữ liệu cần tô màu > Chọn Formart (Định dạng) > Chọn Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) > Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa công thức.
Làm sao tô màu xen kẽ trong Google Sheets trên điện thoại?
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu > Nhấn vào biểu tượng định dạng (chữ A) bên góc trên cùng bên phải .
Bước 2: Chọn thẻ Ô > Chọn Định dạng có điều kiện hoặc Màu thay thế. Sau đó thực hiện tương tự các bước như trên máy tính.
Trên đây là hướng dẫn Tự động đổi màu ô trong Google Trang tính [2024] mà compamarketing vừa giới thiệu. Với công cụ định dạng có điều kiện, bạn đã có thể cài đặt google sheets của mình tự động đổi màu. Cùng thực hiện ngay và để lại đánh giá bên dưới nhé! Chúc các bạn thành công.