Cách đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets [2024]

Google sheets là ứng dụng mô phỏng Excel online. Nếu Excel cung cấp công cụ đặt mật khẩu thì hiện nay bạn cũng đã có thể đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets của mình. Trong bài viết hôm nay, Compamarketing sẽ hướng dẫn chi tiết Cách đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets [2022]. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!

1. Thuật ngữ Sheet là gì và Spreadsheet là gì trong Google Sheet?

Đối với Google Sheet trong Google Drive. Việc bạn tạo ra một tài liệu Google Sheet mới nó sẽ được gọi với các tên là SpreadSheet (hay Bảng tính). Và trong một Bảng tính có thể chứa nhiều Sheet hay còn gọi là trang tính. Tất cả các dữ liệu trang tính này có thể được liên kết với nhau trong cùng một Bảng tính.

Bạn nên biết những quy ước đặt tên khó hiểu này. Tránh trình bày sai hoặc không đi vào trọng tâm của vấn đề. Sau đây sẽ là hướng dẫn cách khóa Trang tính trong Google Trang tính cho bạn ngay tiếp theo.

2. Cách đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets

Bước 1: Nhấp vào tab Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ. Sau khi kích chuột nó sẽ mở ra mục ‘Trang tính và dải ô được bảo vệ’ ở góc trên cùng bên phải.

Bước 2: Trong mục ‘Trang tính và dải ô được bảo vệ’ chọn Thêm trang tính hoặc dải ô

Bước 3: Nhập dữ liệu vào mô tả. Nếu bạn có nhiều dãy ô cần bảo vệ, điều này sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát chúng tốt hơn.

Bước 4: Phía dưới phần mô tả, chọn một trong hai tùy chọn ( Dải ô hoặc Trang tính ). Trong ví dụ này, bạn muốn bảo vệ một dải ô, kích chọn Dải ô.

Bước 5: Nhấp vào biểu tượng lưới và chọn phạm vi ô mà bạn muốn bảo vệ trong trang tính.

Bước 6: Nhấp vào nút Đặt quyền để cho phép ai có thể chỉnh sửa phạm vi này. Tại đây bạn có hai lựa chọn:

• Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này: Điều này sẽ cho phép bất kỳ ai chỉnh sửa phạm vi này, tuy nhiên, nó sẽ hiển thị cảnh báo. Nó có thể hữu ích nếu bạn không muốn hạn chế chỉnh sửa nhưng muốn kiểm soát hành động chỉnh sửa. Ví dụ: nếu bạn muốn nhận các mục nhập ở định dạng ngày cụ thể hoặc bạn muốn đảm bảo người dùng nhập đúng nội dung. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi thông báo cảnh báo.
• Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này: Từ menu thả xuống, bạn có thể chọn ‘Chỉ bạn’ hoặc ‘Tùy chỉnh’. Khi bạn chọn tùy chỉnh, bạn cũng có thể thêm các thành viên khác, những người sẽ có quyền thực hiện thay đổi. Để thêm trình chỉnh sửa, chỉ cần nhập địa chỉ email của họ và nhấp vào Xong.

3. Cách đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets cho một ô

Về cách khóa trang tính trên Google Drive, bạn không nhất thiết phải khóa toàn bộ dữ liệu. Do đó mà Google cho phép bạn khóa trang tính với một ô cụ thể nào đó. Để thực hiện, bạn làm theo hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Chọn ô nào đó trên trang tính bằng cách bôi đen
• Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn vào Dữ liệu > chọn mục Trang tính và dải ô được bảo vệ
• Bước 3: Sau đó bạn nhập phần mô tả rồi sau đó bấm vào ô Đặt Quyền.
• Bước 4: Bạn tiếp tục đặt Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này xong rồi nhấp vào Menu thả xuống và chọn Tùy chỉnh
• Bước 5: Cuối cùng bạn nhấn vào dấu tick ✓ để cho phép những người được chọn chỉnh sửa trang tính. Bạn hoàn thành thao tác bằng cách bấm vào Đã xong.

4. Cách đặt mật khẩu cho Google trang tính cho toàn bộ các trang 

Đây là cách đặt mật khẩu cho Google Sheet mà bạn có thể khóa toàn bộ dữ liệu trên trang tính. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như sau:

• Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở ra trang tính có chứa dữ liệu bạn muốn khoá
• Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn vào mục Dữ liệu rồi sau đó bấm vào trang tính và dải ô được bảo vệ
• Bước 3: Bạn chọn vào Tab trang tính và sau đó chọn trang tính mà bạn muốn khoá và chọn vào Đặt quyền.
• Bước 4: Tiếp theo, bạn có thể chọn giới hạn những người có thể chỉnh sửa nội dung của trang tính. Sau đó bạn nhấp vào Menu và thả xuống rồi chọn Tùy chỉnh.
• Bước 5: Để hoàn thành, bạn nhấn dấu  ✓ để cho phép những người đã được bạn cho phép chỉnh sửa trên trang tính. Sau đó bạn bấm vào Xong để hoàn thành.

5. Cài đặt cảnh báo trên trang tính khi có người muốn sửa nội dung

Sau khi thực hiện cách khóa trang tính trên Google Drive, có ai đó muốn chỉnh sửa nội dung khiến bạn không kiểm soát được nên bạn cần phải cài đặt thông báo. Để cài đặt và nhận được thông báo, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đầu tiên bạn bôi đen vào 1 ô hoặc một số ô mà bạn muốn khoá và đặt hiển thị cảnh báo.
• Bước 2: Tiếp theo bạn click vào phần Dữ liệu và sau đó chọn vào trang tính và dải ô được bảo vệ.
• Bước 3: Bước tiếp theo bạn đặt mô tả vào và chọn ô Đặt Quyền.
• Bước 4: Bước kế tiếp bạn chọn vào Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này rồi sau đó bấm vào Đã Xong
• Bước 5: Tiếp theo bạn có thể kiểm tra lại kết quả cài đặt của mình.

6. Thêm vào các ô ngoại trừ khi cài đặt khóa trang tính

Sau khi bạn đã thực hiện cách đặt mật khẩu cho Google trang tính mà muốn bổ sung thêm vào các ô ngoại trừ khi trang tính bị khóa. Nghĩa là bạn khóa trang tính nhưng vẫn chừa lựa một số ô dữ liệu mà người khác có thể chỉnh sửa thì bạn hãy thực hiện các thao tác như sau:

• Bước 1: Bạn vào Dữ liệu và chọn vào Trang tính và dải ô được bảo vệ
• Bước 2: Bạn chọn vào tab trang tính và chọn vào phần trang tính mà bạn muốn khoá và các ô mà bạn muốn mở khoá
• Bước 3: Bạn nhấn vào các ô Ngoại trừ một số ô nhất định. Kế tiếp bạn thực hiện việc nhập một ô tính hay một khối ô tính bạn muốn mở và bấm OK (Bạn có thể thực hiện bằng cách bấm vào Thêm phạm vi khác).
• Bước 4: Bạn chọn vào Đặt quyền để xem xét điều chỉnh quyền xem và thực hiện chỉnh sửa
• Bước 5: Khi thông báo xuất hiện thì bạn nhập phần Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này, sau đó nhấp vào Menu thả xuống và chọn Tùy chỉnh
• Bước 6: Bạn nhấn vào dấu ✓ để xác nhận việc cho phép những người được chọn để chỉnh sửa dữ liệu trang tính và hoàn thành bằng cách bấm vào Đã xong.

7. Cách bỏ bảo vệ trang tính Google Sheet

Để gỡ bỏ các Sheet đã khóa trong bảng tính Google Sheet của bạn. Các bước thực hiện cũng hết sức đơn giản. Cùng theo dõi các bước thực hiện dưới đây:

1. Tại bảng tính Google Sheet bạn muốn gỡ bỏ khóa Sheet.

2. Chọn menu Data (Dữ liệu).

3. Chọn Protected Sheets or ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ).

4. Trong danh sách các Sheet bị khóa. Chọn một Sheet bạn muốn gỡ bỏ khóa.

5. Nhấn vào biểu tượng thùng rác để gỡ bỏ khóa Sheet đó đi.

Trên đây là Cách đặt mật khẩu bảo vệ Google Sheets [2022] mà compamarketing vừa tổng hợp. Giờ đây bạn đã có thể bảo mật Google Sheets của mình một cách tối đa thông qua những cách đặt mật khẩu trên. Cùng thực hiện ngay nào. Chúc các bạn thành công.