Mẹo sử dụng Google Keep để quản lý ngày làm việc của bạn [2024]

Google cung cấp đa dạng các nền tảng hữu ích hỗ trợ không ít cho quá trình làm việc, học tập của người dùng internet. Trong đó, google keep là nền tảng mọi người nên trải nghiệm. Trong bài viết hôm nay, compamarketing sẽ giới thiệu Mẹo sử dụng Google Keep để quản lý ngày làm việc của bạn [2022]. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!

Google Keep là gì? Lợi ích sử dụng Google Keep

Google Keep là công cụ hỗ trợ ghi chú, được phát triển bởi Google, giúp bạn note nhanh những nội dung quan trọng, đặc lời nhắc,… với thao tác sử dụng cực đơn giản và nhanh chóng.

Các tính năng nổi bật trên Google Keep:

• Ghi chú lại các công việc nhanh chóng.
• Tạo nhắc nhở dễ dàng.
• Chia sẻ ghi chú đơn giản.
• Thêm người cộng tác, chỉnh sửa ghi chú tiện lợi.
• Tùy chỉnh ghi chú theo ý thích của bạn.
• Tạo ghi chú được mọi lúc, mọi nơi.
• Đồng bộ ghi chú trên nhiều thiết bị.
• Tìm lại ghi chú bạn mong muốn nhanh chóng.
• Vẽ sơ đồ tư duy, kế hoạch công việc rõ ràng.
• Trích xuất văn bản từ hình ảnh tiện lợi.
• Thêm nhãn dán cho ghi chú của bạn.

Mẹo sử dụng Google Keep để quản lý ngày làm việc của bạn

Tạo ghi chú mới

Bằng văn bản

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Nhấp vào mục Ghi chú (Notes).

Bước 3: Đối với phiên bản máy tính, bạn có thể trực tiếp thêm ghi chú và tiêu đề tại khung Tạo ghi chú… (Take a note…).

Đối với phiên bản điện thoại, bấm vào biểu tượng dấu + để thêm ghi chú mới và tiêu đề.

Bước 4: Nhấp vào Đóng (Close) để lưu ghi chú.

Bằng hình ảnh

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Chọn biểu tượng Ghi chú mới có hình ảnh (New photo note).

Bước 3: Chọn một ảnh từ thư viện máy tính của bạn. Phiên bản Google Keep điện thoại cho phép bạn tạo ghi chú hình ảnh từ thư viện ảnh hoặc bằng camera trực tiếp.

Bước 4: Nhập văn bản và tiêu đề cho ghi chú.

Bước 5: Nhấp vào Đóng hoặc bấm ra ngoài ghi chú để kết thúc.

Bằng giọng nói

Tạo ghi chú bằng giọng nói chỉ thực hiện được trên phiên bản điện thoại và máy tính bảng.

Bước 1: Mở ứng dụng Google Keep trên điện thoại hoặc máy tính bảng.

Bước 2: Ở dưới cùng, hãy nhấn vào biểu tượng Nói (New audio note).

Bước 3: Khi micrô xuất hiện, hãy nói ghi chú của bạn. Văn bản thay thế giọng nói cũng sẽ được hiển thị kèm theo ghi chú mới.

Chỉnh sửa ghi chú

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Nhấn vào ghi chú bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 3: Thực hiện thay đổi với ghi chú.

• Để hoàn tác một hành động, hãy nhấn vào biểu tượng Hoàn tác.
• Để làm lại một hành động, hãy nhấn vào biểu tượng Làm lại.

Bước 4: Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn vào nút Đóng hoặc biểu tượng Quay lại.

Tạo danh sách

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Bên cạnh mục Tạo ghi chú… hãy nhấp vào biểu tượng Danh sách mới (New list).

Đối với ghi chú có sẵn, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Thêm và chọn Hiển thị hộp kiểm (Checkboxes) để tạo danh sách.

Bước 3: Thêm tiêu đề và các mục vào danh sách.

Bước 4: Nhấp vào Đóng để kết thúc.

Gắn nhãn ghi chú

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Chọn ghi chú mà bạn muốn gắn nhãn.

Bạn có thể chọn nhiều ghi chú cùng lúc bằng cách nhấp vào biểu tượng Chọn ghi chú trên máy tính hoặc chạm và giữ nhiều ghi chú trên điện thoại.

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng Thêm và chọn Thêm nhãn (Add Label).

Bước 4: Khi đó, hộp ghi chú nhãn hiện ra, bạn có thể thực hiện:

• Chọn hộp bên cạnh từng nhãn có sẵn mà bạn muốn thêm.
• Xóa nhãn bằng cách bỏ chọn hộp bên cạnh nhãn.
• Tạo nhãn mới bằng cách nhập tên rồi nhấp vào biểu tượng Tạo.

Tô màu ghi chú

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Chọn ghi chú bạn muốn tô màu.

Bạn có thể chọn nhiều ghi chú cùng lúc bằng cách nhấp vào biểu tượng Chọn ghi chú trên máy tính hoặc chạm và giữ nhiều ghi chú trên điện thoại.

Bước 3: Nhấp vào phần Thay đổi màu (Change color) và chọn màu phù hợp cho ghi chú.

Ghim ghi chú quan trọng

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Nhấn vào ghi chú bạn muốn ghim.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Ghim bản ghi chú.

Lưu trữ ghi chú và danh sách

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Chọn ghi chú bạn muốn lưu trữ. Sau đó, bạn chọn biểu tượng Lưu trữ (Archive).

Để xoá lưu trữ, bạn hãy tìm đến menu Lưu trữ và chọn ghi chú muốn huỷ lưu trữ. Sau đó chọn biểu tượng Huỷ lưu trữ (Unarchive).

Thiết lập lời nhắc cho ghi chú của bạn

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Nhấp vào ghi chú muốn tạo lời nhắc và chọn biểu tượng Nhắc tôi (Reminder).

Bước 3: Khi đó, bạn có thể tuỳ chỉnh lời nhắc bằng cách Chọn ngày và giờ hoặc Chọn địa điểm.

Bước 4: Nhấp ra ngoài ghi chú hoặc chọn Đóng để kết thúc.

Bạn có thể chỉnh sửa lời nhắc bằng cách chọn vào nhãn dán lời nhắc bên dưới ghi chú, hoặc xoá lời nhắc bằng cách chọn biểu tượng dấu X bên cạnh.

Để xem tất cả lời nhắc trong thời gian tới, bạn hãy vào menu Lời nhắc.

Chia sẻ và làm việc với những người khác

Bước 1: Truy cập vào Google Keep trên máy tính, hoặc vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại của bạn.

Bước 2: Chọn vào ghi chú muốn chia sẻ.

Bước 3: Chọn biểu tượng Cộng tác viên (Collaborator).

Ở phiên bản điện thoại, bạn cũng có thể gửi ghi chú trực tiếp cho người khác bằng cách chọn biểu tượng Send.

Truy cập Keep từ các ứng dụng khác của Google

Khi bạn đang làm việc trên máy tính và muốn xem các ghi chú trên điện thoại của mình. Bạn có thể truy cập ghi chú Keep của mình từ phiên bản dành cho máy tính để bàn của Gmail, Lịch Google và Google Doc. Và mọi thứ bạn đã lưu từ điện thoại của mình sẽ đồng bộ ngay sau đó.

Tại trang chủ Google. Hoặc bất kỳ một ứng dụng nào của Google như Gmail, lịch, youtube, Google Doc…

• Góc phải màn hình chọn ô vuông 9 chấm.
• Rồi chọn Google keep.
• Hoặc vào trực tiếp trang keep: https://keep.google.com/

Từ Google Tài liệu, bất kỳ ghi chú mới nào bạn ghi sẽ tự động chứa một liên kết đến tài liệu bạn đang làm việc tại thời điểm đó.

Từ bảng Keep, bạn có thể nhấp vào biểu tượng menu ba chấm trong bất kỳ ghi chú nào để sao chép trực tiếp toàn bộ nội dung của nó vào tài liệu của bạn.

Cho phép các ứng dụng khác cung cấp nguồn cấp dữ liệu cho Keep

Đừng quên rằng bạn có thể chia sẻ nội dung từ bất kỳ ứng dụng nào khác trên điện thoại vào ghi chú Keep. Cho dù đó là URL web, ảnh, ảnh chụp màn hình hay thậm chí là một đoạn văn bản được đánh dấu.

Chỉ cần tìm lệnh hoặc biểu tượng “Chia sẻ”. Nội dung bạn đang xem sẽ chuyển ngay thành một ghi chú mới để bạn xem và lưu trữ lại.

Chuyển đổi tài khoản một cách dễ dàng

Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản Google. Chẳng hạn như một tài khoản cho công việc và một cho mục đích cá nhân.

Keep sẽ giúp việc chuyển đổi giữa các tính cách khác nhau trở nên cực kỳ đơn giản ngay trong ứng dụng.

• Nhấn vào biểu tượng hồ sơ hình tròn ở góc trên bên phải của ứng dụng (biểu tượng hiển thị ảnh hồ sơ cá nhân của bạn hoặc chữ cái đầu tiên trong tên của bạn)
• Ở đây bạn sẽ có thể chuyển sang bất kỳ tài khoản nào khác được liên kết với điện thoại của mình.
• Bạn cũng có thể có thể thêm một tài khoản mới vào điện thoại của mình từ chính vị trí đó, nếu bạn cần.

Để có lối tắt chuyển đổi tài khoản nhanh hơn nữa, hãy vuốt ngón tay của bạn lên hoặc xuống trên biểu tượng hồ sơ thay vì chạm vào biểu tượng đó. Điều đó sẽ chuyển bạn qua tất cả các tài khoản được liên kết với điện thoại của bạn theo thứ tự tiến hoặc lùi.

Lập nhóm với một đồng nghiệp

Kế tiếp không bỏ qua cách sử dụng google keep hiệu quả này. Đó là ghi chú nhóm với bạn bè đồng nghiệp?

Với Keep làm điều này rất dễ dàng:

• Mở ghi chú, sau đó nhấn vào biểu tượng menu ba chấm ở góc dưới bên phải.
• Chọn “Cộng tác viên”.
• Bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ Gmail của người đó và Keep sẽ hiển thị cho bạn danh sách các đề xuất từ ​​các liên hệ của bạn khi bạn nhập.
• Bạn có thể nhấn vào một trong các đề xuất. Hoặc tiếp tục nhập địa chỉ email theo cách thủ công.
• Và nếu bạn muốn thêm nhiều cộng tác viên hơn nữa, chỉ cần tiếp tục nhập tên hoặc địa chỉ Gmail nếu cần.

Khi những người trong nhóm ghi chú của bạn được kết nối. Tất cả bạn sẽ có thể chỉnh sửa ghi chú trên các thiết bị tương ứng của mình (cho dù chúng là Android, iOS hay bất kỳ nền tảng máy tính để bàn nào ). Và tất cả bạn sẽ thấy các thay đổi khi một người nào đó chỉnh sửa.

Tùy chỉnh thời gian nhắc nhở của Keep

Khi bạn đặt lời nhắc ghi chú mới, Keep cung cấp một loạt cài đặt mặt định cho buổi sáng, buổi chiều và buổi tối. Thời gian này có thể không phù hợp với bạn. Bạn có thể tùy chỉnh những khoảng thời gian đó cho phù hợp với lịch trình của riêng mình bằng cách:

• Nhấn vào biểu tượng menu ba dòng của ứng dụng.
• Chọn “Cài đặt”.
• Sau đó điều chỉnh thời gian cho từng thời điểm trong ngày trong tiêu đề “Mặc định lời nhắc”.

Chỉ cần lưu ý rằng thời gian bạn đặt trong Keep cũng sẽ được chuyển sang Gmail và được sử dụng cho thời gian báo lại mặc định ở đó.

Kiểm soát cách sắp xếp danh sách ghi chú.

Theo mặc định, Keep sẽ thêm các mục mới vào cuối danh sách và gửi các mục đã chọn xuống cuối ghi chú, bên dưới tất cả các mục đang hoạt động.

Bạn có thể thay đổi cách sắp xếp đó.

• Chỉ cần nhấn vào biểu tượng menu ba dòng của Keep.
• Chọn Cài đặt.
• Sau đó hủy kích hoạt nút chuyển đổi bên cạnh “Thêm mục mới vào cuối” và / hoặc “Di chuyển các mục đã chọn xuống dưới cùng”.

Điều đó sẽ làm cho các mục mới và các mục đã đánh dấu tương ứng, hiển thị ở đầu danh sách thay vì ở cuối danh sách.

Loại bỏ các yếu tố không cần thiết

Khi bạn đưa các URL vào một ghi chú, Keep thường dán một loạt các hộp xem trước vào cạnh dưới cùng của ghi chú với các liên kết đến các trang web đó.

Những hộp đó có thể là một cách thuận tiện để truy cập liên kết của bạn một cách nhanh chóng, nhưng chúng cũng có thể tạo ra nhiều thứ lộn xộn không cần thiết. Và đặc biệt nếu bạn có nhiều URL trong bản ghi nhớ của mình, chúng có thể nhanh chóng vượt ra khỏi tầm kiểm soát.

Nếu bạn thấy những hộp đó gây mất tập trung hơn là có lợi, hãy nhấn vào biểu tượng menu ba dòng của Keep ở góc trên bên trái, chọn “Cài đặt” và hủy kích hoạt” Hiển thị bản xem trước liên kết”.

Kết quả là danh sách ghi chú của bạn sẽ gọn gàng hơn có ý nghĩa.

Chủ đề tối

Nếu bạn đang làm việc trong môi trường thiếu sáng, hãy lưu ý rằng Keep sẽ tự động khớp với cài đặt Chủ đề tối trên thiết bị của bạn, miễn là bạn đang sử dụng Android 10 trở lên. Nhưng nếu bạn đang sử dụng phiên bản Android cũ hơn và / hoặc chỉ muốn Keep trở nên tối hơn mà phần còn lại của điện thoại bị ảnh hưởng, hãy xem qua cài đặt của ứng dụng.

Ở đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên là “Chủ đề”. Và bất kể bạn đang sử dụng loại thiết bị nào, bạn có thể điều chỉnh thiết bị đó để Keep luôn mặc định có họa tiết tối hơn để người xem bớt rối mắt hơn.

Phím tắt

Ứng dụng này cũng có một số phím tắt ẩn tiện dụng cho phép bạn chuyển trực tiếp đến một số chức năng được sử dụng phổ biến nhất của nó.

Để tìm chúng, hãy nhấn và giữ ngón tay của bạn vào biểu tượng Keep trên màn hình. Điều đó sẽ bật lên một loạt phím tắt để tạo ghi chú văn bản mới, ghi chú âm thanh, ghi chú ảnh hoặc ghi chú danh sách. Và một mẹo bổ sung: Ngoài việc truy cập chúng ở đó, bạn có thể nhấn và giữ bất kỳ phím tắt nào trong số đó rồi kéo chúng lên màn hình chính để truy cập dễ dàng hơn bằng một lần chạm.

Tủy chỉnh chế độ xem

Theo mặc định, Keep có thể hiển thị ghi chú của bạn trong nhiều cột, nhưng bạn không cần phải giữ nó theo cách đó.

Bạn có thấy biểu tượng có hai đường kẻ ngang dày về phía đầu thanh tìm kiếm của ứng dụng không?. Nhấn vào nó và ứng dụng sẽ chuyển từ chế độ xem đa cột tiêu chuẩn (còn gọi là Chế độ xem lưới) sang cấu hình cột đơn ít dày đặc hơn (Chế độ xem danh sách).

Hoàn tác khi cần

Trước kia, Keep thiếu một trong những lệnh quan trọng nhất của bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào. Đó là tính năng “Hoàn tác”.

Đến nay, trường hợp đó không còn xảy ra nữa.

Bây giờ khi bạn vô tình xóa toàn bộ một phần văn bản hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi không mong muốn nào khác. Hoàn tác bằng cách tìm nhấn mũi tên quay xung quanh bên trái ở khu vực dưới cùng giữa màn hình.

Khi bạn đã hoàn tác đoạn nào đó, bạn cũng sẽ thấy một mũi tên quay vòng sang bên phải. Bạn cũng có thể quay lại những gì bạn hoàn tác nếu cần.

Sao chép

Bạn có thể sao chép tạo một ghi chú mẫu. Khi cần ghi chú mới chỉ cần mở mẫu lên tạo ghi chú trên mẫu đó.

• Mở ghi chú.
• Sau đó nhấn vào biểu tượng menu ba chấm ở góc dưới bên phải.
• Chọn “Tạo bản sao”.

Sau đó, bạn sẽ được đưa đến một bản sao chính xác của ghi chú trong khi phiên bản gốc của bạn vẫn còn nguyên.

Kiểm tra thùng rác

Nếu bạn không thể tìm thấy ghi chú gần đây, hãy xem qua phần Thùng rác của Keep để xem liệu nó có thể vô tình xóa không.

• Chỉ cần nhấn vào biểu tượng menu ba dòng ở góc trên bên trái của ứng dụng.
• Sau đó chọn Thùng rác từ bảng điều khiển xuất hiện.

Điều đó sẽ cho phép bạn xem mọi ghi chú đã xóa trong bảy ngày qua. Và tùy chọn khôi phục bất kỳ mục nào về trạng thái hoạt động, nếu bạn muốn.

Bạn cũng có thể dọn sạch thùng rác của mình theo cách thủ công khi ở đó.

Nhập dữ liệu ghi chú từ Google Keep vào Google Docs

Người dùng Google Docs trên laptop, PC có thể nhập trực tiếp ghi chú từ Google Keep mà không cần phải mở hai cửa sổ phức tạp.

Để thực hiện các bước này, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng Google Keep bên góc phải cửa sổ Google Docs. Lúc này người dùng chỉ cần Kéo và Thả nội dung ghi chú có sẵn từ Google Keep vào văn bản của mình một cách nhanh chóng.

Cài đặt tiện ích trên trình duyệt Chrome để ghi chú nhanh từ trang web

Google Keep hỗ trợ người dùng Chrome tạo ghi chú nhanh từ bất kỳ trang web nào với tiện ích bổ sung trên trình duyệt này. Lưu chú tiện kích này chỉ hoạt động tốt nhất với Google Chrome, một số trình duyệt dựa trên nhân Chromium như Edge, Opera có thể không hoạt động tốt tính năng này do thiếu dịch vụ của Google.

Bước 1. Cài đặt tiện ích Google Keep cho Chrome tại đây.

Bước 2. Click chuột phải vào một bức ảnh hay bất kỳ đâu trên trang web.

Bước 3. Chọn lưu ảnh vào Google Keep hoặc lưu toàn bộ trang web vào ghi chú.

Bước 4. Một cửa sổ pop up sẽ hiện lên để bạn nhập ghi chú và tạo nhãn nhanh cực kỳ tiện lợi.

Cách cài đặt ứng dụng Google Keep trên máy tính:

Trên máy tính thì bạn không cần tải về ứng dụng, bạn chỉ cần truy cập http://keep.google.com/. Như vậy bạn có thể bắt đầu các thao tác cách sử dụng Google Keep bên dưới.

Cách cài đặt ứng dụng Google Keep trên điện thoại iPhone

Trên thiết bị điện thoại bạn cần tải ứng dụng về mới có thể dễ dàng sử dụng. Bạn truy cập vào AppStore để tìm ứng dụng Google Keep và tải ứng dụng về, bạn đặng nhập ứng dụng và đọc các cách hướng dẫn bên dưới để sử dụng.

Cách sử dụng Google Keep hiệu quả trên điện thoại iPhone

– Bước 1: Lúc này bạn cần truy cập vào ứng dụng Google Keep trên điện thoại iPhone.

– Bước 2: Click biểu tượng dấu cộng (+) ở góc phải bên dưới màn hình để bắt đầu thực hiện tác vụ.

– Bước 3: Tiếp theo bạn Thêm Tiêu đề và nội dung cần Ghi chú.

– Bước 4: Lưu trữ lại là hoàn tất mục ghi chú. Ngoài ra bạn có thể lưu trữ với các dạng ghi chú ngoài ghi chú văn bản: Chụp ảnh, Chọn ảnh, Bản vẽ, Ghi hoặc Hộp kiểm.

– Bước 5: Bạn có thể chọn màu sắc cho bản ghi chú của mình cho thêm sinh động nhé.

Trên đây là Mẹo sử dụng Google Keep để quản lý ngày làm việc của bạn [2022] mà compamarketing vừa tổng hợp, hy vọng đã mang đến bạn những thông tin hữu ích. Còn chần chờ gì nữa mà không thực hiện ngay nào? Chúc các bạn thành công. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy để lại comment bên dưới để được giải đáp sớm nhất nhé!