So sánh tài liệu Word bằng Google Document sẽ giúp bạn phát hiện ra những sự khác biệt giữa các tài liệu và sửa chữa lại chúng một cách nhanh chóng. Vậy làm sao để so sánh? Trong bài viết hôm nay, compamarketing sẽ hướng dẫn Cách so sánh tài liệu Word bằng Google Doc nhanh chóng, hiệu quả, dễ dàng nhất. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
![Cách so sánh tài liệu Word bằng Google Doc [2022]](https://compamarketing.com/wp-content/uploads/2022/09/cach-so-sanh-tai-lieu-word-.png)
Tại sao cần so sánh 2 văn bản Word?
Khi bạn làm việc với và sao lưu nhiều phiên bản của một tài liệu trên máy tính của mình. Tại thời điểm, bạn tìm kiếm và xem xét, bạn không biết cái nào là chính và cái nào là phụ. Việc so sánh từng phiên bản Word đó để có được bản hoàn chỉnh nhất là cần thiết và được thực hiện nhanh chóng.
Cách so sánh tài liệu Word bằng Google Document
Khả năng tương thích của Google Document trên tất cả các nền tảng đều rất tốt, thậm chí chúng còn có những tính năng mà phần mềm Word không có. Điển hình nhất trên Google Document là so sánh tài liệu, tìm điểm khác biệt, tìm đoạn văn, từ còn thiếu một cách nhanh chóng và tự động.
Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ so sánh hai tài liệu Word có dung lượng khác nhau đã được lưu trữ trên máy tính.
Bước 1: Bạn hãy truy cập trang chủ của Google Document và chọn mục Truy cập Google Tài liệu để bắt đầu thêm tài liệu vào hệ thống.
Bước 2: Trên Google Document, bạn hãy chọn mục Trống để thêm một tài liệu mới.
Bước 3: Khi bạn muốn thêm tài liệu Word vào Google Document, bạn hãy chọn mục Tệp => Mở (Ctrl + O).
Bước 4: Khi bạn muốn tải tệp Word từ máy tính, bạn hãy chọn mục Tải lên và nhấn vào Chọn tệp từ thiết bị.
Khi bạn mở một tệp từ máy tính, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để chờ dữ liệu được lấy lại và điều này phụ thuộc vào dung lượng tệp Word của bạn.
Bước 5: Để bắt đầu tra soát tài liệu, đối chiếu so sánh tài liệu thì bạn hãy chọn mục Công cụ và chọn So sánh các tài liệu.
Bước 6: Cửa sổ So sánh các tài liệu sẽ xuất hiện, bạn sẽ phải quan tâm các phần như sau:
- Chọn tài liệu: Mở tài liệu cần so sánh, đối chứng
- Ghi nhận các phần khác biệt cho: Tên người sử dụng, mục đích đánh dấu sự khác biệt
- Bao gồm nhận xét từ tài liệu đã cho: Ghi lại nhận xét khác biệt.
Bước 7: Khi đã chọn được tài liệu thành công, bạn hãy chọn So sánh để bắt đầu so sánh hai tài liệu.
Bước 8: Tài liệu sẽ phải xử lý trong khoảng từ 1-2 phút và khi hoàn tất bạn chỉ cần chọn Mở.
Lúc này, Google Document sẽ so sánh các tài liệu với nhau và các khu vực khác nhau sẽ được đánh dấu bằng mực Hồng / Cam / Đỏ…
Mỗi khu vực được phát hiện sự khác biệt, không trùng lặp sẽ được đánh dấu bằng một dấu gạch ngang hoặc một hộp được đóng lại. Bạn có thể nhấn vào từng nội dung để xem thông tin chi tiết về sự khác biệt đó.
So sánh hai văn bản bằng Word
So sánh bằng công cụ Compare
Bước 1: Mở Word trên máy tính của bạn, nhấn vào Review > nhấn vào biểu tượng Compare > chọn tiếp Compare.
-800x450.jpg "Chọn Compare")
Bước 2: Hộp thoại Compare Documents được mở ra > Trong mục Original Document, chọn file văn bản gốc > Trong mục Revised Document, chọn file văn bản so sánh > Nhấn OK.
-800x450.jpg "Tùy chọn trong Hộp thoại Compare Documents")
Sau khi nhấn Ok, bạn sẽ nhìn thấy như hình
– Phần (1): Hiển thị thông tin chỉnh sửa, thao tác chỉnh sửa và người chỉnh sửa.
– Phần (2): Hiển thị chung văn bản gốc và văn bản đã chỉnh sửa.
– Phần (3): Hiển thị văn bản gốc.
– Phần (4): Hiển thị văn bản đã chỉnh sửa.
-800x450.jpg "Sau khi nhấn Ok, bạn sẽ nhìn thấy như hình.")
Phân tích kĩ hơn về phần (1), phần (2).
– Phần 1: Hiển thị chi tiết thông tin đã chỉnh sửa.
Ví dụ: Tổng số lần review là 3 revisions.
Thao tác chỉnh sửa như Deleted, Inserted,… Và thao tác trên chữ nào, dòng nào đều được hiển thị rất chi tiết.
-800x450.jpg "Phần 1: Hiển thị chi tiết thông tin đã chỉnh sửa")
– Phần 2: Văn bản đã chỉnh sửa được đánh dấu gạch đỏ lề bên trái của văn bản.
-800x450.jpg "Phần 2: Văn bản đã chỉnh sửa được đánh dấu gạch đỏ lề bên trái của văn bản.")
Bạn nhấn chuột trái vào dấu gạch đỏ đó sẽ hiển thị thông tin cần chỉnh sửa (những chữ màu đỏ).
-800x450.jpg "Hiển thị thông tin cần chỉnh sửa (những chữ màu đỏ)")
Ngoài ra bạn có thể thay đổi 1 số tùy chọn khi so sánh văn bản như sau:
– Nhấn vào biểu tượng mở rộng mục Tracking > Chọn Advanced Options > Nhấn Ok.
-800x450.jpg "Chọn Advanced Options")
– Xuất hiện hộp thoại > Có các lựa chọn như đường kẻ thông báo đã chỉnh sửa, màu sắc hiển thị > Nhấn OK để hoàn tất.
-800x450.jpg "Chỉnh sửa các lựa chọn")
Bạn cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu, ví dụ bạn muốn chúng được hiển thị dưới dạng “bong bóng”, vào Review nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons và sau đó là Show Revisions in Balloons:
-800x450.jpg "Chọn Show Revisions in Balloons")
Cài đặt xong, Word của bạn sẽ hiển thị như hình:
-800x450.jpg "Màn hình hiển thị")
Bạn có thể nhấn vào nút Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu và nhấn Accept hay Reject để chấp nhận, từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển. Thực hiện lưu tài liêu khi bạn đã chỉnh sửa xong và đã ưng ý nhé!
-800x450.jpg "Thao tác thêm")
So sánh bằng công cụ online
So sánh bằng Diffchecker
Một công cụ hỗ trợ so sánh trực tuyến hiệu quả không chỉ trong văn bản mà còn cả hình ảnh cũng như các tập tin PDF là Diffchecker. Công cụ này cũng có thể được cài đặt trên máy tính và sẽ có thể thêm tùy chọn để so sánh các thư mục với nhau.
Cách sử dụng:
– Bước 1: Truy cập công cụ TẠI ĐÂY.
– Bước 2: Sao chép và dán nội dung gốc vào Original Text và nội dung thay đổi vào Changed Text > Chọn Find Different để tìm ra sự khác biệt.
-800x450.jpg "Chọn Find Different để tìm ra sự khác biệt.")
– Bước 3: So sánh nội dung.
-800x450.jpg "Hiển thị So sánh nội dung.")
Giải thích một số phím tắt có trên phần mềm:
+ Editor: cho phép bạn chỉnh sửa nội dung văn bạn ban đầu khi bạn dán vào Orriginal Text và Changed Text.
+ Compare & merge: là so sánh và hợp nhất, có nghĩa là khi bạn nhấn vào đó, phần mềm sẽ tự động hợp nhất 2 văn bản dưới thao tác của bạn.
+ Previous và Next: là 2 phím tắt cho phép bạn di chuyển lên xuống để chọn văn bản không trùng khớp và hợp nhất.
-800x450.jpg "Giải thích một số phím tắt có trên phần mềm")
+ Clear: là sẽ xóa sạch hết các dự liệu, văn bản bạn dán ở thao tác trước.
+ Export as PDF: Lưu file dưới dang PDF và chỉ sử dụng được trên Desktop
+ Share: chia sẻ đường link.
Bạn nên tạo tài khoản Diffchecker thì sẽ có thể lưu bản nháp hoặc điều chỉnh những lỗi sai so với bản gốc.
Cách tạo tài khoản: Bạn nhấn vào Create an account > Nhập email và mật khẩu muốn tạo > Nhấn Sign up.
-800x450.jpg "Cách tạo tài khoản Diffchecker")
Khi bạn tạo tài khoản xong sẽ xuất hiện đăng kí dùng thử (như ảnh) và bạn ấn vào Try for free, phần mềm sẽ tự động tải về bạn cài đặt như bình thường là dùng được.
-800x450.jpg "Dùng thử")
So sánh bằng CopyLeaks
CopyLeaks là công cụ sử dụng đơn giản và giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp thủ công. Công cụ này hỗ trợ nhiều dạng tài liệu như file pdf, html, doc, txt, rtf, ppt,…
Bạn sẽ thực hiện theo hướng dẫn sau:
– Bước 1: Truy cập công cụ TẠI ĐÂY > Nhấn vào START NOW.
-800x450.jpg "Nhấn vào START NOW")
Thực hiện Đăng nhập nếu đã có tài khoản hoặc đăng kí nếu chưa có tài khoản. Nhớ truy cập vào mail để Active tài khoản nhé!
-800x450.jpg "Đăng kí tài khoản")
Nếu bạn đăng nhập thì bạn nhấn vào LOGIN và điền mail với mật khẩu nhé!
-800x450.jpg "Đăng nhập tài khoản")
– Bước 2: Nhấn vào COMPARE FILES > Chọn GO.
-800x450.jpg "Nhấn vào COMPARE FILES")
– Bước 3: Sao chép và dán nội dung của 2 văn bản bạn muốn so sánh vào > Nhấn chọn COMPARE.
-800x450.jpg "Nhấn chọn COMPARE để so sánh")
– Bước 3: Chờ vài giây, màn hình sẽ hiển thị ra những dòng chữ in màu (màu đỏ) thể hiện sự khác biệt của 2 văn bản.
-800x450.jpg "Những dòng chữ đỏ là sự khác nhau giữ 2 văn bản")
Trên đây là Cách so sánh tài liệu Word bằng Google Doc nhanh chóng, dễ dàng mà compamarketing đã chắt lọc. Còn chần chờ gì nữa mà không thực hiện ngay để có thể so sánh điểm khác biệt giữa hai tài liệu nào. Nếu có bất kì thắc mắc gì, đừng ngần ngại để lại comment bên dưới để được compamarketing giải đáp sớm nhất nhé! Chúc các bạn thành công.