Để quản lý thu chi hiệu quả, file excel chuyên nghiệp quản lý thu chi là một trong những trợ thủ đắc lực không thể thiếu. Cùng tìm hiểu ưu, nhược điểm, hướng dẫn cách sử dụng file excel quản lý thu chi cũng như download ngay mẫu file excel quản lý thu chi công ty trong bài viết hôm nay của compamarketing. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
Tại sao doanh nghiệp cần mẫu file quản lý thu chi
Hầu hết các công ty đều biết rằng chìa khóa để quản lý thu chi thành công là có các công cụ phù hợp. Tuy nhiên, nhiều CEO thiếu kỹ năng quản lý tiền mặt ra vào. Vì vậy, một file Excel quản lý thu chi chi tiết và cụ thể có thể giúp các CEO dễ dàng thực hiện điều này.
Quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu
Khi các doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính, không có gì lạ khi mọi người tự hỏi liệu họ có thể tồn tại một hoặc hai năm mà không có bất kỳ khoản thu nhập kinh doanh nào hay không. Để tránh tình huống như vậy, mẫu hồ sơ quản lý thu và chi có thể cung cấp một nền tảng thông tin tài chính vững chắc để có thể quản lý tốt doanh nghiệp.
Luân chuyển tiền liên tục
Có kế hoạch quản lý thu chi rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cân đối và phân bổ nguồn lực theo mức độ ưu tiên. Đảm bảo rằng bạn không để tiền mặt thiếu hụt nhưng cũng không để nó nhàn rỗi.
Dự báo dòng tiền tương lai
Báo cáo lãi và lỗ hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ được các nhà điều hành của công ty sử dụng để theo dõi và kiểm soát hoạt động tài chính và các dòng tiền. Nó giúp dự đoán và ngăn ngừa rủi ro, giảm thiểu lãng phí và lường trước mọi vấn đề.
Tách bạch dòng tiền với lợi nhuận
Nhiều doanh nghiệp nhỏ lâm vào cảnh bế tắc tài chính vì họ không tách được dòng tiền ra khỏi lợi nhuận. CEO lầm tưởng rằng doanh nghiệp có lãi, tiêu quá nhiều tiền và hết tiền.
Khi quản lý dòng tiền từ bảng cân đối kế toán của công ty, điều quan trọng nhất là loại bỏ các vấn đề kinh doanh. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xem liệu tiền có đang được sử dụng để sinh lời hay không.
Ưu nhược điểm khi sử dụng file quản lý thu chi bằng Excel
Phương pháp quản lý thu chi tốt nhất hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng, công ty vẫn đang sử dụng file excel để quản lý. Việc thiết lập một tệp mẫu sẽ tương đối phức tạp nếu bạn không rành về excel.
Ưu điểm
Một báo cáo quản lý tiền mặt tốt cần theo dõi được cả thu chi của công ty và cá nhân. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát chi tiêu của mình, cho dù đó là chi tiêu của công ty hay cá nhân.
- Công cụ này cho phép bạn tạo thống kê chính xác và rõ ràng về doanh số bán hàng của bạn theo mặt hàng, danh mục, ngày, tuần hoặc tháng.
- Chúng cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan chi tiết về thu chi của bạn.
- Bạn cũng có thể so sánh thu chi thực tế so với kế hoạch của mình và đặt báo động nếu có bất kỳ sai lệch nào.
- Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn để cải thiện thu chi. Chi phí đầu tư và sử dụng thấp.
Nhược điểm
Do đó, bên cạnh đó việc quản lý thu chi bằng Excel vẫn còn một số hạn chế như sau:
- Người sử dụng phải am hiểu và sử dụng thành thạo Excel vì các hàm và công thức của nó.
- Nếu bạn có kinh nghiệm và hiểu biết về việc sử dụng Excel, bạn sẽ không gặp vấn đề gì với việc quản lý các tác vụ phức tạp hơn.
- Tốc độ của Excel sẽ không bị ảnh hưởng vì phần mềm được thiết kế để sử dụng nhanh chóng.
- Rất khó để phân tích thống kê quản trị trên Excel. Nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ. Do đó, tính bảo mật không cao lắm. Dễ bị mất tập tin.
Những nội dung có trong file mẫu quản lý thu chi bằng Excel
Để quản lý thu chi của công ty hay cá nhân một cách hiệu quả thì trong hồ sơ cần có những thông tin sau:
- Thông tin về chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng năm (để thu chi của công ty)
- Thông tin giao dịch: Họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch (để thu chi công ty)
- Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu / chi, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)
Một số mẫu quản lý thu chi bằng Excel thông dụng
Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Quản lý thu chi cá nhân đơn giản hơn nhiều so với quản lý thu chi của công ty vì nó chỉ liên quan đến thu nhập và chi tiêu của một người chứ không phải thu nhập và chi tiêu của nhiều người khác. Ngoài ra, thu nhập và chi tiêu của một người có thể được khai báo rõ ràng, vì vậy chúng có thể dễ dàng được đánh giá.
File này còn được dùng làm mẫu báo cáo thu chi nội bộ, thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết các giao dịch.
DOWNLOAD FILE QUẢN LÝ THU CHI CÔNG TY: TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân
Khi sử dụng Excel để quản lý thu chi cá nhân, người dùng sẽ dễ dàng biết được tình hình chi tiêu của bản thân, từ đó có thể cân đối thu chi hợp lý hơn. Mẫu hồ sơ quản lý thu chi cá nhân cũng đơn giản hơn để phù hợp với cuộc sống hàng ngày.
DOWNLOAD FILE QUẢN LÝ THU CHI CÁ NHÂN: TẠI ĐÂY
Hướng dẫn cách quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel hiệu quả
Bạn phải nắm vững những điều sau nếu bạn định xây dựng một hệ thống quản lý thu chi trên Excel được tối ưu hóa chặt chẽ:
- Để quản lý thu chi hiệu quả, điều quan trọng là phải phân loại tài khoản rõ ràng theo danh mục và theo quy mô, sau đó sắp xếp chúng thành biểu đồ để dễ xem.
- Đặt giới hạn chi tiêu cho từng khoản chi để tiết kiệm thời gian. Sau đó, sử dụng thông tin đó để dễ dàng so sánh các khoản chi, điều chỉnh khi cần thiết và bảo vệ ngân sách cho doanh nghiệp của bạn.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cần theo dõi mọi biến động của dòng tiền, cập nhật liên tục hàng giờ / ngày / tháng / quý / năm vào file báo cáo chi tiết trên EXCEL. Điều quan trọng đối với CEO, vì vậy anh ta có thể biết tiền ở đâu, khi nào trả và số tiền phải trả.
- Lập dự toán lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn dựa trên thống kê doanh thu, chi phí,… Sau đó, xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết giúp tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Quản lý thu chi đơn giản bằng phần mềm bán hàng
Với công nghệ hiện đại ngày nay, phần mềm bán hàng đã phát triển và trở nên hiệu quả hơn để giúp người dùng quản lý việc bán hàng và chi tiêu của họ. Trong đó, phần mềm bán hàng có tính năng quản lý thu chi được các chủ cửa hàng ưa chuộng bởi tính đơn giản và tiện lợi trong quá trình sử dụng.
Phần mềm quản lý thu chi KiotViet
Với công nghệ hiện đại ngày nay, phần mềm bán hàng đã phát triển và trở nên hiệu quả hơn để giúp người dùng quản lý việc bán hàng và chi tiêu của họ. Trong đó, phần mềm bán hàng có tính năng quản lý thu chi được các chủ cửa hàng ưa chuộng bởi tính đơn giản và tiện lợi trong quá trình sử dụng.
Phần mềm quản lý thu chi KiotViet
Các tính năng quản lý thu chi bằng phần mềm:
- Bạn có thể dễ dàng tự lập hóa đơn và thanh toán một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm hóa đơn này có giao diện dễ sử dụng cho phép bạn bỏ phiếu mà không gặp quá nhiều khó khăn.
- Xử lý giao dịch tự động: nhập / xuất hàng, hệ thống tự động cập nhật thu chi tương ứng. Điều này cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và kiểm soát mà không cần phải nhập dữ liệu theo cách thủ công như trước đây.
- Có rất nhiều giải pháp kế toán trên thị trường hiện nay sẽ giúp các chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ dễ dàng và chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền. Những công cụ này sẽ giúp bạn ngăn ngừa bội chi.
- Báo cáo trực quan tại cửa hàng: Loại phần mềm này được sử dụng trong các cửa hàng để giúp người quản lý cung cấp một cái nhìn đầy đủ về tài chính kinh doanh của họ. Chúng cho phép phần mềm bán hàng hiển thị nhiều báo cáo khác nhau, bao gồm cả báo cáo thu chi.
Phần mềm bán hàng là một nền tảng đa chức năng cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ kinh doanh và quản lý, bao gồm theo dõi bán hàng, dự báo bán hàng và lập hóa đơn. Thông qua việc quản lý bảng nhận và thanh toán tiền mặt, bạn sẽ quản lý được quy trình kinh doanh và quản lý bán hàng thông qua tài khoản tiền trực tuyến và các giao dịch trực tuyến.
- Với phần mềm bán hàng, người quản lý hàng hóa có thể dễ dàng cập nhật thông tin sản phẩm mọi lúc, mọi nơi cũng như điều chỉnh giá cả cho các mặt hàng. Ngoài ra, phần mềm giám sát hàng tồn kho, do đó giảm thiểu rủi ro thất thoát.
- Hệ thống theo dõi khách hàng / nhà cung cấp giúp bạn theo dõi khách hàng / nhà cung cấp của mình ở định dạng dễ đọc. Bạn sẽ thấy mọi thứ, từ số lượng sản phẩm họ đã đặt cho đến số tiền họ nợ bạn và thời gian.
- Hệ thống quản lý giao dịch sẽ lưu lại thông tin chi tiết của từng giao dịch, giúp bạn theo dõi lịch sử giao dịch. Điều này sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu những sai sót trong hoạt động của cửa hàng.
- Phần mềm bán hàng nhanh chóng giúp nhân viên thực hiện các thao tác như tạo hóa đơn, đặt hàng, trả hàng, … Nó làm việc hiệu quả hơn và giúp tăng doanh thu của cửa hàng
Các mẫu quản lý thu chi bằng Excel được ưa chuộng nhất
Quản lý thu chi đóng vai trò rất quan trọng đối với một cửa hàng. Việc nắm bắt chi tiết tiền ra, tiền vào, tổng hợp các khoản thu chi theo ngày/tuần/tháng hay năm chính là mấu chốt để chủ shop đánh giá được tình hình kinh doanh của mình.
Thay vì ghi ghép từng khoản vào sổ sách như trước đây, nhập liệu vào excel sẽ giúp bạn tính toàn tổng các khoản chi/ khoản thu một cách chính xác hơn.
Những nội dung cần có trong file Excel quản lý thu chi
Quản lý thu chi đóng vai trò quan trọng đối với mỗi cá nhân, doanh nghiệp hay cửa hàng. Việc nắm bắt các khoản tiền thu vào, chi ra như thế nào sẽ giúp công ty nắm được tình hình dòng tiền hoạt động như thế nào để có kế hoạch chi tiêu hợp lý.
Fiel excel quản lý thu chi thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Thông tin về chứng từ
+ Số thứ tự
+ Thông tin ngày tháng chi tiết của toàn bộ các khoản thu chi
- Thông tin về giao dịch
+ Họ và tên người thực hiện khoản thu chi
+ Nội dung giao dịch: Khoản thu tiền hàng, khoản chi điện, nước…
- Thông tin về tài khoản phát sinh
+ Nội dung phát sinh thu/chi
+ Số tiền tương ứng
+ Ghi chú
Doanh nghiệp nào thì có thể quản lý thu chi nội bộ bằng excel?
Với các doanh nghiệp mới thành lập, quy mô siêu nhỏ, các giao dịch chưa nhiều và chủ yếu phát sinh bằng tiền thì chủ doanh nghiệp có thể sử dụng File excel quản lý thu chi đơn giản để theo dõi tình hình doanh nghiệp. Tương tự như vậy với các nhà hàng, cửa hàng.
Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, các nghiệp vụ kế toán phức tạp hơn thì quản lý bằng excel rất bất tiện. Do đó, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp thường chuyển sang dùng phần mềm kế toán hoặc sử dụng phần mềm ngay từ đầu để không mất công chuyển dữ liệu sau này.
Mẫu file excel quản lý thu chi công ty nội bộ
Mẫu file excel quản lý thu chi công ty được lập sẵn, kế toán doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu vào tổng hợp thu và tổng hợp chi thì các dữ liệu sẽ được tự động thay đổi.
File Excel quản lý thu chi công ty gồm các bảng:
+ Tổng hợp thu tiền
+ Tổng hợp chi tiền
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
- Bảng thu chi tiền mặt tổng hợp các khoản thu và tổng hợp các khoản chi tiền mặt bao gồm các cột:
+ Chứng từ (số, ngày tháng)
+ Họ và tên
+ Địa chỉ
+ Diễn giải
+ Tài khoản phát sinh (Có, Số tiền)
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Ngày hóa đơn
+ Tên người bán
+ Mã số thuế người bán
+ Mặt hàng
+ Doanh số
+ Thuế suất
+ Thuế GTGT
- Phiếu thu và phiếu chi sẽ bao gồm các thông tin về:
+ Họ tên
+ Địa chỉ
+ Lý do nộp
+ Số tiền
+ Bằng chữ
+ Kèm theo chứng từ
Quản lý thu chi bằng Excel có thật sự nhanh chóng và hiệu quả nhất?
So với sổ sách truyền thống, phần mềm quản lý thu chi Excel thực sự là một công cụ quản lý thu chi thông minh và tiện lợi bởi: Số liệu được thống kê rõ ràng, chính xác giúp thu chi khoa học hơn; Phân chia các khoản thu chi theo ngày, tuần tháng…giúp đánh giá tình hình kinh doanh dễ dàng; Chi chí đầu tư thấp…
Tuy nhiên, Excel quả thật vẫn còn có tất nhiều hạn chế mà ít chủ shop nhận ra:
– Để sử dụng được các file Excel quản lý thu chi hiệu quả, chủ shop phải thật sự thành thạo, nhuần nhuyễn và am hiểu Excel bởi các hàm và công thức của nó khá phức tạp.
– Thời gian nhập liệu nhanh hơn sổ sách, tuy nhiên chủ shop phải thuộc lòng các hàm tính toán khác nhau mới có thể tiết kiệm thời gian hơn quản lý thủ công, nếu không thì thời gian xử lý số liệu còn lâu hơn thông thường.
– Excel thì miễn phí, tuy nhiên chủ shop cần kha khá thời gian để làm quen và thực sự làm chủ được công cụ này, đôi khi mất đến cả năm trời. Chưa kể hệ thống còn chậm, thiếu linh hoạt khi phải xử lý quá nhiều dữ liệu.
Hy vọng với Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty mới nhất [2024] mà compamarketing vừa mang đến trên đây đã giúp bạn thuận tiện hơn trong công việc quản lý của mình. Để tham khảo các kiến thức bổ ích hãy theo dõi các bài viết của compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công.