Những điểm chính
- Các hành động tìm kiếm cho phép bạn tìm thấy thông tin trong một ứng dụng và sử dụng thông tin đó sau này trong cùng một quy trình làm việc.
- Các tìm kiếm được điều chỉnh cho phù hợp với ứng dụng . Bạn có thể theo dõi những thứ như tên, địa chỉ email, danh sách, sự kiện, hàng bảng tính và tác vụ, tùy thuộc vào công cụ.
- Một số hành động tìm kiếm bao gồm tùy chọn tạo , cho phép bạn tạo mục nhập mới nếu tìm kiếm trống.
- Cập nhật thông tin nhanh chóng bằng cách khám phá các mục bằng các hành động tìm kiếm.
Zap của bạn nên được tùy chỉnh để hoạt động tốt nhất cho bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể muốn thiết lập một Zap không chỉ tìm kiếm dữ liệu khi nó xuất hiện trong một ứng dụng mà còn sử dụng dữ liệu trước đó.
Đó là nơi các hành động tìm kiếm xuất hiện. Các hành động tìm kiếm tìm kiếm dữ liệu trong một ứng dụng, vì vậy bạn có thể sử dụng nó sau này trong cùng một Zap. Bạn cho Zap biết dữ liệu nào cần tìm, Zap sẽ tìm và sử dụng dữ liệu đó.
Ví dụ: mỗi khi một trong những khách hàng của bạn điền vào biểu mẫu, bạn muốn thêm nhận xét vào một thẻ khác trên Trello tùy thuộc vào cách khách hàng điền vào biểu mẫu. Để cập nhật thẻ hiện có, trước tiên bạn cần có cách tìm thẻ đó dựa trên một số tiêu chí. Đó chính xác là những gì các bước tìm kiếm.
Đây là cách thêm hành động tìm kiếm vào Zap của bạn:
Bước 1: Thiết lập trình kích hoạt Zap của bạn. (Nếu bạn cần cập nhật về cách thiết lập trình kích hoạt, hãy xem chương trước của Tài về cách thiết lập Zap .)
Bước 2: Bây giờ bạn cần thêm bước hành động của mình nơi hành động tìm kiếm sẽ diễn ra. Trong trình chỉnh sửa Zap, nhấp vào biểu tượng + để thêm bước hành động mới của bạn. Tìm kiếm và chọn ứng dụng bạn muốn tìm kiếm dữ liệu. Trong ví dụ của Tài, Tài đã chọn Trello.
Bước 3: Nhấp vào menu thả xuống Chọn sự kiện hành động . Nếu ứng dụng của bạn có bất kỳ hành động tìm kiếm nào khả dụng, chúng sẽ xuất hiện trong phần Tìm kiếm . Chọn hành động tìm kiếm bạn muốn sử dụng.
Lưu ý: Một số ứng dụng có các bước tìm kiếm trong các hành động. Nếu bạn nhấp vào tab Tùy chỉnh , sau đó nhấp vào Thêm bước tìm kiếm , nó sẽ tự động tạo bước tìm kiếm mới.
Bước 4: Tiếp theo, cho Zap biết chính xác dữ liệu bạn đang tìm kiếm bằng cách điền vào các trường. Các ứng dụng khác nhau có các tùy chọn khác nhau có sẵn trên màn hình này. Phần thú vị là, bạn có thể sử dụng dữ liệu từ bước trước (ví dụ: trình kích hoạt của bạn) để cho Zap biết những gì cần tìm kiếm trong bước này. Để thêm dữ liệu từ bước trước đó, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn giá trị. Nếu không, bạn có thể nhập chuỗi tìm kiếm vào trường.
Ngoài việc tìm kiếm dữ liệu hiện có, một số hành động tìm kiếm cũng có khả năng tạo dữ liệu (nếu nó chưa tồn tại). Bạn có thể biết một ứng dụng có khả năng này hay không bằng cách tìm kiếm [item] Tạo nếu nó chưa tồn tại? trong khi thiết lập bước hành động tìm kiếm.
Sau khi bạn chọn hộp kiểm đó, hãy điền vào các trường với các giá trị bạn muốn sử dụng cho bản ghi mới. Sau đó bấm Tiếp tục .
Bước 5: Sau khi bạn đã điền vào các trường, hãy nhấp vào Tìm nạp & Tiếp tục để đảm bảo rằng bước này hoạt động và xem dữ liệu nào nó vừa tìm thấy hoặc được tạo.
Nếu dữ liệu bạn đang tìm kiếm được tìm thấy (hoặc được tạo), quá trình kiểm tra sẽ thành công và Zap sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Nếu Zap không tìm thấy dữ liệu bạn đang tìm kiếm và bạn không đánh dấu vào hộp kiểm yêu cầu Zap tạo dữ liệu thay thế, thì Zap sẽ không tiến hành bước tiếp theo. Bạn có thể chọn bỏ qua kiểm tra hoặc tạo bản ghi phù hợp với cụm từ tìm kiếm bạn đã sử dụng và kiểm tra lại bước tìm kiếm.
Bước 6: Sau khi thiết lập bước tìm kiếm, bây giờ bạn có thể chèn dữ liệu vào bước hành động sau hoặc thiết lập bước hành động để cập nhật dữ liệu được tìm thấy bằng cách sử dụng các giá trị tùy chỉnh .