Những điểm chính
- Zap nhiều bước cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ chỉ với một lần kích hoạt.
- Thêm một bước mới bằng cách nhấp vào biểu tượng + giữa các bước hoặc ở cuối quy trình làm việc.
- Thông tin chảy xuống . Bạn có thể sử dụng dữ liệu từ bước trước đó trong bất kỳ bước nào sau đây.
- Bạn luôn có thể mở rộng quy trình làm việc bằng cách thêm các bước khác vào Zap của mình.
- Thêm tên các bước và mô tả để làm rõ cách hoạt động của Zap.
Trong chương tiếp theo, Tài sẽ trình bày cách tra cứu dữ liệu nhanh chóng bằng các thao tác tìm kiếm .
Sau khi thiết lập Zap, bạn có thể tiến thêm một bước nữa (theo nghĩa đen). Thêm nhiều bước hành động hơn vào Zap để nó tự động làm được nhiều việc hơn cho bạn. Zap có nhiều hơn hai bước được gọi là Zap nhiều bước.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập Zap để thông báo cho bạn về thời tiết hàng ngày qua SMS. Bạn có thể thêm một bước vào Zap đó để nó cũng thông báo cho nhóm của bạn bằng tin nhắn kênh Slack. Bạn có thể thấy rằng Zap này hiện có nhiều hành động, tất cả đều dựa trên cùng một trình kích hoạt. Khi Zap chạy, nó sẽ thực hiện cả hai hành động.
Bạn có thể thêm bao nhiêu bước tùy ý vào Zap để nó hoạt động tốt nhất cho bạn. Bạn càng thêm nhiều bước vào Zap, Zapier càng thực hiện nhiều công việc thủ công hơn và bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Dưới đây là cách thêm các bước hành động khác vào Zap của bạn:
Bước 1: Nhấp vào Zap bạn muốn thay đổi trên trang My Zaps của bạn .
Bước 2: Khi Zap mở ra trong trình chỉnh sửa, hãy nhấp vào biểu tượng + màu xanh lam nơi bạn muốn thêm bước mới. Hãy nhớ rằng khi Zap chạy, nó sẽ đi qua từng bước theo thứ tự hiển thị trong trình chỉnh sửa, từ trên xuống dưới.
Bước 3: Sau đó chọn hoặc nhập tên của ứng dụng bạn muốn thêm vào Zap của mình.
Bước 4: Kết nối tài khoản của bạn.
Bước 5: Tùy chỉnh cách dữ liệu được gửi từ bước kích hoạt sang bước hành động mới của bạn bằng cách sử dụng thông tin từ một trong hai hoặc tất cả các bước trước đó. Nhấp vào trường để xem các bước trước đó của bạn. Sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh tên của bước bao gồm thông tin bạn muốn sử dụng trong trường đó. Bây giờ bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào vào trường của mình bằng cách nhấp vào bất kỳ mục nào.
Bước 6: Cuối cùng, kiểm tra Zap của bạn và chuyển nút Bật / Tắt thành Bật . Bây giờ, hãy ngồi lại và để Zap của bạn xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Thêm nhiều hành động vào một Zap không phải là cách duy nhất để tận dụng lợi thế của Zap nhiều bước. Bạn cũng có thể thêm các bước được gọi là bộ lọc hoặc hành động tìm kiếm . Tài sẽ trình bày thêm về các bước đó trong các chương sau.
Mẹo chuyên nghiệp: Thêm mô tả và đổi tên các bước của bạn
Khi bạn có thể xây dựng quy trình làm việc với bao nhiêu bước tùy thích, có khả năng chúng sẽ trở nên… phức tạp.
Nhiều năng lượng tự động hóa luôn tốt. Nhưng đôi khi bạn cần các bảng hướng dẫn để giúp bạn điều hướng các Zap với nhiều bước tương tự.
Hãy tự giúp mình trong tương lai và kèm theo lời nhắc về cách hoạt động của quy trình làm việc phức tạp hơn của bạn. Thêm ngữ cảnh bổ sung rất dễ dàng: Thêm mô tả vào Zap của bạn hoặc đổi tên các bước trong quy trình của bạn để mô tả công việc của từng bước. (Hoặc, hãy thoải mái làm cả hai!)
Để thêm mô tả , hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở thanh bên phải để mở tab Cài đặt . Thêm bất kỳ ngữ cảnh cần thiết nào vào hộp Mô tả .
Khi bạn đã hài lòng với bố cục của mình, hãy nhấp vào X để đóng menu Cài đặt . Đừng lo lắng, mô tả của bạn sẽ tự động lưu (và bạn luôn có thể thay đổi nó sau này).
Phần mô tả rất hữu ích cho các bản tóm tắt về cách Zap phù hợp với công việc của bạn, nhật ký về bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện và ý tưởng về việc cải thiện quy trình làm việc. Hoặc, nếu bạn chia sẻ tài khoản với người khác, các mô tả sẽ cung cấp cho họ một ý tưởng nhanh chóng về những gì mỗi Zap được sử dụng.
Mặt khác, tên các bước là nhãn cho từng đoạn trong quy trình làm việc của bạn. Chúng hiển thị nhiều hơn mô tả, nhưng cung cấp ít không gian hơn. Mỗi bước trong Zap của bạn đều được đánh số và bạn sẽ tìm thấy tên của một bước bên cạnh số của nó ở bên trái.
Tài cố gắng hết sức để lấp đầy trước vị trí đó với thông tin hữu ích. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tùy chỉnh nhãn trên một bước, hãy nhấp vào một bước để mở rộng nó, mở menu của bước và nhấp vào Đổi tên .
