Hướng dẫn tạo Zapier từng bước cho người mới trong 2020

Zapier là một công cụ hoàn toàn tư động, vì vậy tạo Zapier là một bước quan trọng trong chuỗi Automation của mình

Những điểm chính

  • Các mẫu giống như bản thiết kế cho các Zap phổ biến. Chúng giúp bạn thiết lập nhanh chóng và bạn có thể chỉnh sửa chúng sau này.
  • Bạn có thể tìm thấy các mẫu mới và nhận các đề xuất trên trang Khám phá của Tài .
  • Sử dụng trình chỉnh sửa Zap để xây dựng quy trình làm việc hoàn toàn tùy chỉnh.
  • Chỉnh sửa và quản lý Zap từ trang Zap của bạn .
  • Cộng tác và chia sẻ Zap với tài khoản Nhóm .

Trong hướng dẫn này, Tài sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Zap đầu tiên — một sự tự động hóa giữa các ứng dụng web — để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại cho bạn.

Có hai cách bạn có thể tạo Zap: Bạn có thể sử dụng các mẫu Zap — quy trình làm việc được tạo sẵn — hoặc tạo Zap của riêng bạn từ đầu nếu bạn cần tùy chỉnh nhiều hơn.

  • Thêm mẫu Zap vào tài khoản của bạn
  • Tạo một Zap từ đầu

Thêm mẫu Zap vào tài khoản của bạn

Tài đã tạo hàng nghìn mẫu Zap mà bạn có thể nhanh chóng sử dụng với tài khoản của mình và điều chỉnh theo nhu cầu của riêng bạn. Đây là cách thêm một:

Bước 1: Truy cập Trang tổng quan của bạn , sau đó nhập tên của ứng dụng bạn muốn tạo Zap vào trường Kết nối ứng dụng này… .

Tạo mẫu Zap

Bước 2: Sau đó nhập tên của ứng dụng bạn muốn kết nối với ứng dụng đầu tiên của mình trong ứng dụng này! cánh đồng.

Bước 3: Tiếp theo, chọn một trình kích hoạt cho Zap của bạn. Trình kích hoạt là những gì bạn muốn khởi động Zap của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn Giao dịch mới trong Pipedrive làm trình kích hoạt.

Thêm một bước kích hoạt

Bước 4: Chọn hành động mà bạn muốn thực hiện bất cứ khi nào kích hoạt xảy ra. Ví dụ: bạn có thể muốn gửi tin nhắn Slack đến một kênh mỗi khi có ưu đãi mới trong Pipedrive.

Bước 5: Cuộn xuống để xem các Zap phổ biến liên quan đến các trình kích hoạt và hành động đó.

Ví dụ về các Zap phổ biến

Bước 6: Nhấp vào Sử dụng Zap để bắt đầu chỉnh sửa mẫu trong trình chỉnh sửa Zap.

Bước 7: Nhấp vào nút Đăng nhập để liên kết tài khoản của bạn trong ứng dụng với Zapier lần đầu tiên. Nếu trước đây bạn đã kết nối ứng dụng với Zapier, hãy chọn ứng dụng đó từ menu thả xuống của ứng dụng.

Kết nối lực lượng bán hàng

Bước 8: Trong các bước sau, khi được nhắc, hãy chọn các trường tùy chọn hoặc bắt buộc cho từng ứng dụng trong Zap của bạn. Điều này giúp bạn tùy chỉnh mẫu Zap và cho nó biết dữ liệu chính xác mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ: với Slack, bạn sẽ cần chọn kênh cụ thể mà bạn muốn Zap gửi tin nhắn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các trường tùy chọn, chẳng hạn như tên và hình ảnh hồ sơ được hiển thị cùng với các thông báo này.

Tùy chỉnh các trường tùy chọn trong Zap của bạn

Bước 9: Nhấp vào Chỉnh sửa xong! để thêm Zap vào tài khoản của bạn và bật nó lên. Bạn cũng sẽ có tùy chọn kiểm tra Zap mới để xem nó hoạt động như thế nào.

Bạn sẽ tìm thấy bạn vừa tạo Zap trên của bạn zaps trang nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi sau đó.

Cần cảm hứng về những gì Zaps để tạo? Hãy xem cuốn sách Truyền cảm hứng tự động hóa của Tài để biết hơn 300 cách phổ biến để sử dụng Zapier.

Tạo Zap từ đầu

Để có nhiều tùy chỉnh nhất, bạn có thể tạo Zap từ đầu. Để bắt đầu, hãy nhấp vào nút dấu + , ở góc trên cùng bên trái của menu điều hướng.

Thực hiện một Zap

Bây giờ bạn sẽ ở trong trình chỉnh sửa Zap , nơi bạn có thể thiết lập trình kích hoạt và hành động của Zap của mình.

Thiết lập trình kích hoạt

Bước 1: Trước tiên, bạn sẽ chọn ứng dụng kích hoạt, đây là ứng dụng bạn muốn khởi động Zap. Nhập tên ứng dụng vào hộp tìm kiếm hoặc nếu bạn đã kết nối ứng dụng với Zapier, hãy nhấp vào biểu tượng ứng dụng được hiển thị ở đây. Trong ví dụ này, Tài sẽ sử dụng Twitter làm ứng dụng kích hoạt của mình.

Thiết lập trình kích hoạt

Bước 2: Chọn trình kích hoạt cụ thể cho ứng dụng từ danh sách các tùy chọn. Ví dụ về trình kích hoạt có thể bao gồm các sự kiện như Đã nhận email mới , Đã cập nhật tài liệu hoặc Hàng bảng tính đã thay đổi . Đối với ví dụ của Tài, hãy chọn Đề cập tìm kiếm để tìm bất kỳ đề cập mới nào cho một cụm từ tìm kiếm cụ thể. Sau đó bấm Tiếp tục .

Chọn trình kích hoạt từ trình đơn thả xuống

Bước 3: Bây giờ bạn cần kết nối hoặc chọn tài khoản của mình. Chọn tài khoản đã được kết nối với Zapier hoặc nhấp vào nút Đăng nhập để thêm tài khoản mới. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhắc bạn cho phép Zapier kết nối với ứng dụng. Nhấp vào Tiếp tục .

Kết nối Twitter với Zapier

Bước 4: Nếu có các trường hoặc các tùy chọn ứng dụng khác mà bạn có thể hoặc phải đưa vào Zap, bạn sẽ thiết lập các trường đó trong bước này. Ví dụ: bạn có thể chỉ định nhãn cho Gmail, bảng tính hoặc thư mục trong Dropbox cần thiết để Zap hoạt động theo cách bạn muốn. Trong ví dụ này, Tài sẽ nhập cụm từ tìm kiếm Twitter mà Tài muốn theo dõi. Sau đó bấm Tiếp tục .

Thêm cụm từ tìm kiếm Twitter

Bước 5: Tiếp theo, bạn sẽ cần kiểm tra bước của mình để đảm bảo rằng nó hoạt động chính xác. Trong bước này, bạn sẽ thấy thông tin nào từ ứng dụng sẽ được sử dụng cho trình kích hoạt. Nhấp vào Kiểm tra & Tiếp tục để đảm bảo trình kích hoạt hoạt động. Chờ thông báo thành công trước khi thực hiện bước tiếp theo.

Kiểm tra bước Zap

Thiết lập hành động

Bây giờ đã đến lúc cho Zap biết chính xác những gì bạn muốn nó làm.

Bước 1: Đầu tiên bạn cần chọn ứng dụng hành động. Nhập tên của ứng dụng mà bạn muốn áp dụng hành động. Nó có thể là cùng một ứng dụng với ứng dụng kích hoạt của bạn hoặc một ứng dụng khác. Trong ví dụ này, Tài sẽ sử dụng Google Trang tính.

Chọn ứng dụng hành động

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần chọn cách bạn muốn ứng dụng hoạt động để phản hồi lại trình kích hoạt. Các ví dụ về hành động bao gồm Cập nhật Sự kiện Lịch hoặc Gửi Email . Trong ví dụ này, Tài sẽ chọn Tạo hàng bảng tính . Sau đó bấm Tiếp tục .

Chọn loại hành động

Bước 3: Bây giờ bạn cần kết nối hoặc chọn tài khoản của mình. Chọn tài khoản đã được kết nối với Zapier hoặc nhấp vào nút Đăng nhập để thêm tài khoản mới. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhắc bạn cho phép Zapier kết nối với ứng dụng. Sau đó bấm Tiếp tục .

Kết nối Google Trang tính với Zapier

Bước 4: Bây giờ là nơi bạn có thể tùy chỉnh Zap của mình. Trong bước này, bạn có thể cho Zap biết chính xác những gì bạn muốn nó làm với dữ liệu từ ứng dụng trình kích hoạt bằng cách điền vào các trường trống tại đây. Sử dụng menu thả xuống trên mọi trường để yêu cầu Zap lấy dữ liệu từ bước kích hoạt.

Khi bạn nhấp vào menu thả xuống, danh sách dữ liệu từ ứng dụng trình kích hoạt của bạn sẽ xuất hiện. Bạn có thể sẽ muốn chọn các điểm dữ liệu từ ứng dụng trình kích hoạt của mình phù hợp nhất với trường trong ứng dụng hành động của bạn.

Một số trường là bắt buộc. Ví dụ: nếu hành động của bạn là cập nhật Google Trang tính, bạn sẽ cần chọn bảng tính nào và bảng tính nào bạn muốn cập nhật.

Điền vào các trường bắt buộc trong Zap của bạn

Các trường khác là tùy chọn nhưng thường vẫn quan trọng để điền. Trong ví dụ này, trong trường Xử lý trong Google Trang tính, Tài sẽ chọn trường Tên người dùng từ Twitter. Bằng cách đó, Zap sẽ đặt tên người dùng Twitter chính xác vào cột Xử lý trong bảng tính. Tương tự, Tài sẽ đối sánh cột Văn bản Tweet trong Google Trang tính với trường Văn bản từ Twitter.

Điền vào các trường tùy chọn trong Zap của bạn

Đối với một số trường, bạn cũng có thể nhập thông tin trực tiếp thay vì chọn thông tin từ hộp thả xuống hoặc bằng cách nhấp vào dấu cộng (+). Ví dụ: trong trường email, hãy nhập địa chỉ email. Hoặc trong trường mô tả, hãy nhập bất kỳ văn bản nào.

Khi bạn đã chọn xong, hãy nhấp vào Tiếp tục .

Bước 5: Bây giờ chúng ta sẽ kiểm tra hành động. Bạn sẽ thấy thông tin nào từ ứng dụng trình kích hoạt sẽ được gửi đến ứng dụng hành động. Nhấp vào nút Tạo & Tiếp tục để đảm bảo rằng bước này hoạt động như dự định.

Bước 6: Cuối cùng, nhấp vào nút Hoàn tất chỉnh sửa . Đảm bảo đặt tên cho Zap của bạn bằng cách nhấp vào bút chì ở góc trên cùng bên trái của trình chỉnh sửa. Sau đó chuyển nút Bật / Tắt ở cuối trang thành Bật . Zap của bạn sẽ tự động chạy từ bây giờ cho đến khi bạn tắt nó.

Gắn nhãn và bật Zap của bạn

Quay lại Zap của bạn bất kỳ lúc nào để chỉnh sửa các bước hoặc thay đổi các chi tiết cụ thể. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các Zap của mình trên trang Zap của mình .

Chia sẻ Zap với nhóm của bạn

Bây giờ bạn đã thiết lập và chạy một Zap, đã đến lúc phổ biến sức mạnh tự động hóa cho phần còn lại của văn phòng bằng cách thiết lập tài khoản Nhóm .

Tài khoản nhóm đi kèm với các thư mục chia sẻ cho phép cả nhóm xem, cập nhật hoặc sao chép Zap. Cộng tác để làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn hoặc điều chỉnh Zap để phù hợp với quy trình làm việc của từng đồng đội. Dưới đây là một số cách Tài đã thấy các nhóm sử dụng Zapier để giải phóng thời gian:

Tài khoản nhóm có nhiều tính năng tiết kiệm thời gian hơn như chia sẻ ứng dụng được kết nối với Zapier, số lượng Zap không giới hạn, các tính năng cao cấp cho mọi thành viên, bảo mật doanh nghiệp, v.v.

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.