19+ cách quản lý kho hiệu quả bạn cần biết

//

Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác dự trữ hàng hóa cũng như xây dựng chiến lược kinh doanh trong thời gian sắp tới. Tuy nhiên, bởi số lượng không hề nhỏ mà việc quản lý kho trở nên rất khó khăn. Hiểu được điều đó, compamarketing đã tổng hợp 19+ cách quản lý kho hiệu quả bạn cần biết trong bài viết hôm nay. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!

Khái niệm về quản lý kho hàng hoá?

Quản lý kho bao gồm toàn bộ quá trình tổ chức, sắp xếp và giám sát việc bảo quản hàng hóa tại kho. Công việc này giúp chủ sở hữu và người quản lý nắm bắt kịp thời tình hình lưu kho và tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp.

Quản lý kho tốt cũng tạo ra nền tảng hữu ích để đưa ra các kế hoạch và chiến lược phù hợp. Lợi thế lớn nhất là cân bằng được việc xuất nhập hàng hóa để đảm bảo tính liên tục trong chuỗi cung ứng. Yêu cầu về sản xuất và phân phối hàng hóa ra thị trường không bị gián đoạn cũng được quy hoạch hơn.

Phương pháp quản lý kho cần được duy trì và thực hiện một cách khoa học để hàng hóa được bảo quản an toàn, sử dụng hết công năng của cơ sở vật chất, sử dụng tối ưu chi phí đầu tư. Và quan trọng nhất, kỹ năng quản lý kho sẽ góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận lâu dài cho doanh nghiệp.

19 Cách quản lý kho hàng hiệu quả

Cách quản lý kho hàng hiệu quả
Cách quản lý kho hàng hiệu quả

1. Cách quản lý kho hiệu quả nhờ ứng dụng LIFO

LIFO Last In, First Out sử dụng cách ưu tiên đầu ra của các mặt hàng mới được nhập trước. Điều này giúp bảo toàn giá trị sản phẩm, cập nhật giá cả kịp thời, cân đối hợp lý giữa chi phí đầu vào và đầu ra. Đây là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả đối với những nguyên vật liệu, hàng hóa có thời hạn sử dụng lâu dài, cho phép tồn kho trong thời gian dài.

2. Phương pháp quản lý kho hàng nhờ áp dụng Lean Manufacturing

Mô hình quản lý Lean Manufacturing là một cách quản lý kho hiệu quả và rất khoa học:

  • Đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị trường
  • Duy trì tình trạng tồn kho vừa phải, không lãng phí tiền lưu kho
  • Giảm thời gian tìm kiếm, kiểm tra hàng hóa, bốc xếp và luân chuyển kho hàng
  • Rút ngắn chu kỳ sản xuất và dịch vụ
  • Linh hoạt khi giải quyết vấn đề
  • Giảm áp lực lên các nguồn lực khác

3. Kinh nghiệm quản lý kho nhờ đặt kho tại khu vực dễ quan sát và quản lý

Quá trình kiểm kê diễn ra trơn tru và chính xác hơn khi người quản lý kho có không gian làm việc phù hợp.

Hãy xây dựng nhà kho khang trang, vừa tầm mắt, thuận tiện cho việc xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa. Khả năng xảy ra rủi ro cũng như các chi phí liên quan cũng được giảm thiểu.

4. Quản lý kho hàng hiệu quả nhờ quy hoạch kho theo chức năng tại các khu vực khác nhau

Quy hoạch kho chức năng nên được thực hiện ngay từ đầu. Hàng hóa xuất nhập cần được phân loại theo tính chất, mức độ xuất nhập và sắp xếp gọn gàng.

Giữa các kệ để hàng, pallet cần có đủ lối đi để vận chuyển hàng hóa dễ dàng. Biển hiệu cần được thiết kế rõ ràng, đặt ở vị trí dễ thấy để việc lấy hàng được nhanh chóng và chính xác hơn, là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất.

5. Quản lý kho hiệu quả nhờ tuân thủ nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước

FIFO First In First Out hay First In – First Out yêu cầu: hàng nhập trước phải xuất trước và ngược lại.

Đây là nguyên tắc quan trọng khi quản lý hàng tồn kho với các sản phẩm ngắn ngày như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang sành điệu, đồ công nghệ,… Và các ngăn kệ cần phải thông thoáng, thuận tiện cho việc bảo quản. xuất nhập khẩu thường xuyên. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên sử dụng cách tạo file Excel quản lý kho sẽ chính xác và hiệu quả hơn.

6. Cách quản lý kho tối ưu nhờ sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

Cách quản lý kho tối ưu nhờ sắp xếp hàng hóa theo mã SKU
Cách quản lý kho tối ưu nhờ sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

Mã hàng hay Đơn vị lưu giữ hàng hóa được hiểu đơn giản là Mã hàng hóa. Mã SKU bao gồm một loạt các ký tự (chữ và số) giúp bạn xác định vị trí lưu trữ và thuộc tính của sản phẩm ngay từ cái nhìn đầu tiên.

7. Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ thiết lập sơ đồ lưu trữ trong việc kiểm soát

Lập bản đồ cửa hàng giúp bạn dễ dàng xác định vị trí các khu vực và dọn sạch các kệ hàng là một cách hiệu quả để quản lý hàng tồn kho.

Nhờ đó, việc tìm kiếm, xuất nhập của quản lý kho nhanh chóng hơn. Khi cần thiết hoặc muốn nâng cao hiệu quả khai thác, bạn có thể quy hoạch và cải tạo nhà kho.

8. Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ áp dụng thẻ kho, sổ kho để quản lý đơn hàng

Thẻ kho là một tờ riêng có nội dung thông tin sản phẩm, thông tin xuất nhập, tồn kho (theo mẫu chuẩn như hình bên dưới). Người chịu trách nhiệm trực tiếp phải ký (đóng dấu) xác nhận vào thẻ kho. Khi tần suất xuất nhập dày đặc, thẻ kho được đóng thành sổ kho.

Cập nhật thẻ kho thường xuyên giúp thống kê logic, quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, giảm thiểu thất thoát không đáng có.

9. Phương pháp quản lý kho hàng tối ưu nhờ dán nhãn từng lô hàng/ mã vạch

Tất cả hàng hóa, lô hàng lưu tại kho phải có nhãn tên. SKU và hệ thống máy quét mã vạch là cách hiệu quả phổ biến nhất để quản lý hàng tồn kho. Mọi thông tin liên quan đến sản phẩm đều được nhập và cập nhật để sử dụng xuyên suốt trong thời gian sản phẩm còn tại doanh nghiệp.

Phương pháp quản lý kho hàng tối ưu nhờ dán nhãn từng lô hàng/ mã vạch
Phương pháp quản lý kho hàng tối ưu nhờ dán nhãn từng lô hàng/ mã vạch

10. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả nhờ kiểm tra kho định kì và thường xuyên

Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ nhằm các mục đích sau:

  • Kiểm kê và so sánh kho thực tế với dữ liệu được lưu trữ
  • Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hạn sử dụng
  • Các mối nguy hiểm tại nhà kho có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình bán hàng như: kệ xuống cấp, ẩm mốc, …
  • Chu kỳ kiểm tra định kỳ phổ biến là 3 tháng một lần hoặc 6 tháng một lần. Nếu có điều kiện hoặc cần nâng cao hiệu quả quản lý kho, bạn có thể kiểm tra thường xuyên hơn.

11. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh TrustSales

Đối với những doanh nghiệp có số lượng chủng loại và tổng hàng tồn kho lớn thì việc sử dụng Excel để quản lý kho là không khả dụng. Lúc này, phần mềm quản lý kho miễn phí với tính năng tự động hóa và độ chính xác cao là cách quản lý kho hiệu quả.

Trên thị trường hiện nay, TrustSales là phần mềm quản lý thông minh có giá tốt nhất. Và vẫn đảm bảo hỗ trợ tốt cho việc kiểm soát xuất nhập khẩu, mọi thông tin hàng hóa… Từ đó bạn có thể nắm bắt tình hình chính xác kịp thời để đưa ra những giải pháp phù hợp:

  • Hóa đơn chi tiết: TrustSales tự động tạo thống kê và báo cáo về hàng tồn kho bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, chủng loại, màu sắc, kích thước, số lượng, … theo ngày, tuần, tháng.
  • Kiểm soát tình trạng hàng hóa liên tục: hàng nhập – xuất, hàng bị trả lại, hàng bị lỗi hay sản phẩm luân chuyển trong kho,…
  • Quản lý thông tin chi tiết quá trình bán hàng, tổng hợp đơn hàng, chủ động cảnh báo khi hàng hóa trong kho gần hết để doanh nghiệp chuyển hướng tư vấn cho khách hàng và chuẩn bị phương án nhập hàng mới.

12. Dùng phần mềm quản lý kho CRM24

Với phần mềm quản lý kho CRM24, ngoài việc dữ liệu kho được cập nhật chính xác theo thời gian thực, chủ doanh nghiệp còn có thể dễ dàng kiểm tra dữ liệu hàng hóa trong kho bất cứ lúc nào, bất kỳ lúc nào. ở bất kỳ đâu với tính năng quản lý hàng tồn kho trên thiết bị di động.

Chỉ cần một chiếc máy tính bảng hoặc một chiếc điện thoại thông minh có kết nối Internet, người quản lý có thể nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng, thoải mái cho những chuyến công tác xa. ngày hoặc những chuyến du lịch cùng gia đình nhưng bạn vẫn có thể chủ động lên kế hoạch nhập hàng mới hoặc giải phóng hàng tồn kho quá lâu.

13. Quản lý kho hiệu quả nhờ lắp đặt camera

Đây là nguyên tắc bắt buộc trong quản lý kho vì việc quản lý từ xa là vô cùng cần thiết. Chưa kể đôi khi có trường hợp phải kiểm tra lại camera để làm rõ và giải quyết vấn đề.

14. Cẩn thận trong quá trình tổ chức nhân sự

Doanh nghiệp nên thắt chặt hơn trong việc tuyển dụng và quản lý chặt chẽ, quy định rõ ràng trong quá trình làm việc. Từ đó hạn chế việc thất thoát hàng hóa tại kho cũng như không phải chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.

15. Cách quản lý kho hàng tối ưu nhờ thực hiện quy trình quản lý kho một cách khoa học

Quy trình xuất nhập khẩu và dán nhãn cần được phổ biến cụ thể và rộng rãi. Nhân viên các cấp cần hiểu rõ và tuân thủ để đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa sai sót.

16. Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhờ áp dụng dịch vụ lưu trữ

Đó là, thuê một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và bạn chỉ cần điều khiển nó từ xa. Đây là một cách hiệu quả để quản lý hàng tồn kho đồng thời tối ưu hóa chi phí. Doanh nghiệp của bạn chỉ cần mua 1 gói dịch vụ và hoàn toàn không phải tốn thêm chi phí kho bãi, nhân lực.

17. Quản lý kho hàng phải có kế hoạch dự phòng

Giống như nhiều nhiệm vụ quản lý khác, quản lý kho hiệu quả bao gồm việc chuẩn bị các kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra sự cố. Điển hình như:

  • Hàng không đủ cung cấp khi doanh số tăng đột biến
  • Không gian nhà kho không đủ
  • Một số sản phẩm tồn kho lâu và tốn diện tích
  • Đối tác ngừng cung cấp hàng đột xuất
  • Thiếu vốn nhập hàng trong khi hàng trong kho đã hết.

18. Quản lý theo tiêu chí thứ tự ABC

Bạn có thể quản lý hàng tồn kho theo thứ tự bảng chữ cái để biết sản phẩm, hàng hóa nào cần quan tâm hơn các loại khác. Thông thường, 3 nhóm sản phẩm ABC được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí:

  • A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra khá chậm.
  • B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán vừa phải.
  • C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao và được nhiều người tiêu dùng sử dụng.

19. Lưu ý đến cả các yếu tố khách quan

Lưu ý đến cả các yếu tố khách quan để quản lý kho hiệu quả
Lưu ý đến cả các yếu tố khách quan để quản lý kho hiệu quả

Các yếu tố khách quan như nhà kho, không gian, ánh sáng, độ ẩm,… là những yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bảo quản, đồng thời góp phần giảm giá thành. Vì vậy, nhà quản lý cần dựa vào đặc điểm của hàng hóa để điều chỉnh các yếu tố này cho phù hợp.

Các lưu ý trong quy trình quản lý hàng hóa tại kho

  • Thực hiện tốt công tác an ninh kho
  • Quản lý chặt chẽ các cá nhân đến kho (trừ nhân sự cố định)
  • Luôn có bảo vệ túc trực tại kho
  • Định lượng mức tồn kho cho phép cho từng mặt hàng
  • Khi ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hosting, cần xem kỹ các thỏa thuận, chính sách. Cần đặc biệt chú ý đến quy ước bồi thường trong trường hợp xảy ra sự cố.

Hy vọng với 19+ cách quản lý kho hiệu quả bạn cần biết mà compamarketing vừa tổng hợp trên đây đã giúp bạn quản lý kho dễ dàng hơn. Để tham khảo kiến thức bổ ích, hãy theo dõi các bài viết của compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công.

0 0 votes
Article Rating
Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Kiến Thức Về Kinh Doanh
Subscribe
Notify of
guest

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments