Google docs chắc hẳn là ứng dụng quen thuộc và phổ biến, nhất là trong khoảng thời gian work from home như hiện nay. Google docs có các tính năng tương tự word, tuy nhiên công cụ này cho người dùng nhiều tính năng tiện lợi hơn. Trong bài viết hôm nay, compamarketing sẽ giới thiệu Google docs là gì? Hướng dẫn sử dụng 13 tính năng Google docs. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
1. Google Docs là gì?
Google Docs là một trong những công cụ xử lý văn bản trực tuyến của Google. Công cụ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình bày văn bản một cách dễ dàng trên Internet.
2. Cách thức hoạt động của Google Docs
Google Documents hoạt động dựa trên tài khoản Google được người dùng liên kết với máy chủ với khoảng 10 GB dung lượng đã sử dụng và 1 GB định dạng dữ liệu miễn phí.
Để có thể sử dụng Google Documents, bạn phải đảm bảo rằng thiết bị của mình được kết nối với Internet. Với Google Docs, khi bạn tiến hành soạn thảo văn bản, nội dung sẽ được tự động lưu lại ngay lập tức, đảm bảo bài viết của bạn không bị thất lạc, sửa chữa khi đường truyền mạng gặp sự cố.
Google Docs hoạt động với sự hỗ trợ của nhiều công cụ xử lý văn bản và trình chiếu như Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Trong đó, mỗi công cụ sẽ có chức năng riêng, cụ thể như:
- Document: Đa dạng các tính năng về công cụ soạn thảo như: căn lề, chỉnh khoảng cách dòng, soạn thảo văn bản như Microsoft Word.
- Spreadsheet: Tính năng này tương tự như Excel, dùng để thực hiện các nội dung liên quan đến bảng tính toán số liệu.
- Presentation: Công cụ hỗ trợ tạo slide trình chiếu, thuyết trình.
- Drawing: Công cụ vẽ cơ bản, có thể được sử dụng để vẽ biểu đồ.
- Form: Tạo mẫu khảo sát trực tuyến.
3. Các tính năng cơ bản trên Google Docs
3.1. Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo
Google Docs cung cấp nhiều công cụ chỉnh sửa, hiển thị ở đầu giao diện. Ở mỗi tab sẽ có các tùy chọn chỉnh sửa khác nhau vô cùng tiện lợi cho người dùng, đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói, hỗ trợ bạn nhập văn bản thông qua nội dung đã ghi trực tiếp giúp người dùng. Sử dụng để tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc. Tính năng này cũng được coi là một ưu điểm của Google Docs so với các phần mềm xử lý văn bản khác, kể cả Word Office.
Để sử dụng tính năng này, người dùng chọn Công cụ -> Nhập liệu bằng giọng nói. Khi đó sẽ xuất hiện biểu tượng mic thu âm giọng nói, bạn chọn ngôn ngữ Tiếng Việt để bắt đầu thực hiện.
Lưu ý: Hiện tại, tính năng Nhập liệu bằng giọng nói chỉ được hỗ trợ trên trình duyệt Google Chrome.
3.2. Tính năng Bổ sung và cập nhật mục lục
Để sử dụng hiệu quả tính năng này, bạn cần tạo mục lục trên Google Docs với các tiêu đề chính trong văn bản. Chọn Chữ thường ở vị trí trên cùng bên trái bạn sẽ thấy hàng loạt tùy chọn bên dưới, tùy vào mục đích của người dùng mà bạn chọn tính năng phù hợp để sử dụng.
Lưu ý khi tạo mục lục trên Google Docs: Bạn cần đặt mục lục cho các tiêu đề theo thứ tự Heading 1 (cấp cao nhất của tiêu đề văn bản), tiếp đến là đặt các tiêu đề nhỏ hơn cho Heading 2, Heading 3…
3.3. Tùy chọn tích hợp nhiều tiện ích trên Docs
Nhằm mở rộng và cung cấp thêm nhiều công cụ hữu ích cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản, Google Docs cũng có nhiều tùy chọn tích hợp hơn, trong đó có Add-on.
Khi chọn Add-on, ngay lập tức nó sẽ hiển thị kho tiện ích để người dùng tìm kiếm tiện ích phù hợp với nhu cầu của mình hoặc có thể tùy chọn xóa nó đi giống như khi bạn cài đặt tiện ích trên Google Chrome hoặc các trình duyệt khác.
3.4. Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người
Tính năng hỗ trợ chia sẻ, cho phép nhiều người cùng xem và sửa đổi tài liệu trên Google Docs bằng cách nhập tên thành viên bạn muốn xem, chỉnh sửa hoặc gửi liên kết chia sẻ tập tin.
Tài liệu Google Docs có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc với nhiều tài khoản người dùng khác nhau, trên giao diện sẽ hiển thị tên các thành viên. Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung sẽ được tự động lưu lại trong phần lịch sử để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần thiết. Bạn cũng không phải lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc phải nhập lại nội dung nếu gặp sự cố thiết bị hoặc kết nối mạng.
Trong đó, các đề xuất chỉnh sửa và nhận xét được hiển thị ở danh sách ngoài cùng bên phải của màn hình và mọi người đều có thể xem các nhận xét này. Nội dung bình luận cũng được đánh dấu khác nhau. Mọi người trong nhóm cũng có quyền trả lời bình luận của người khác, đây cũng được coi là một cách để tăng tương tác trao đổi giữa các thành viên trong nhóm.
3.5. Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến
Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Documents cho phép bạn soạn, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn ngoại tuyến và không kết nối với Internet. Để thực hiện tùy chọn này, người dùng chọn biểu tượng có 3 dấu gạch ngang và chọn Cài đặt. Sau đó nhiều tùy chọn sẽ hiện ra và bạn bật chế độ ngoại tuyến để sử dụng tính năng này.
4. Ưu nhược điểm khi sử dụng Google docs
4.1. Ưu điểm
- Công cụ này hoàn toàn miễn phí để sử dụng.
- Ngoài chức năng soạn thảo văn bản, Google Docs còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng trực tuyến khác như: Nhập liệu bằng giọng nói, trình chiếu, bình luận và chơi game trực tiếp trên văn bản, …
- Công cụ cho phép người dùng tạo tài liệu trực tuyến và chia sẻ với nhiều người. Những người dùng này có quyền xem và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc.
- Đặc biệt, công cụ còn hỗ trợ người dùng chỉnh sửa khi không có mạng.
4.2. Nhược điểm
- Văn bản được soạn thảo trên Google Docs, khi tải về có thể gặp một số lỗi định dạng.
- Có một vài trường hợp khi chèn hình ảnh vào văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa tài liệu hoặc thậm chí không thể sử dụng các tính năng khác.
5. Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs cho người mới bắt đầu
5.1. Bước 1: Tạo tài khoản Google
Để sử dụng Google Documents, bạn phải có thông tin tài khoản Google. Với thông tin tài khoản này, bạn có toàn quyền sử dụng các dịch vụ khác của Google mà không mất phí như Gmail, Google Maps, YouTube, Google Drive, Google Photos.
Điền các yêu cầu bắt buộc như tên, địa chỉ email và ngày sinh của bạn. Đọc kỹ và đồng ý chấp nhận chính sách bảo mật thông tin và Điều khoản dịch vụ là bạn hoàn toàn có thể sở hữu một thông tin tài khoản Google để cung cấp cho công việc của mình.
5.2. Bước 2: Mở Google Tài liệu
Bước 1:Truy cập vào Google drive Tại đây.
Bước 2: Ở góc trên bên phải màn hình, bạn bấm vào biểu tượng dấu chấm bên cạnh ảnh đại diện> Sau đó bấm vào Tài liệu (Google Docs).
Ngoài ra, bạn có thể mở nó bằng cách nhập Google Documents vào thanh tìm kiếm của Google.
5.3. Bước 3: Tạo tài liệu mới
Bước 1: Truy cập Google Drive và nhấp vào Mới.
Bước 2: Tiếp đến bạn chọn Google tài liệu.
Bước 3: Giao diện tài liệu hiện ra, ở góc trái màn hình, bạn nhập tiêu đề và thực hiện các thao tác chỉnh sửa bình thường.
Ngoài ra, để tạo tài liệu nhanh hơn, hãy nhập docs.new vào thanh tìm kiếm của Google để tạo tệp mới.
5.4. Bước 4: Bắt đầu sử dụng làm việc
Khi bạn chọn tạo tài liệu, bạn đã có thể mở màn hình tạo nội dung và chỉnh sửa văn bản trên trang Google Tài liệu của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các thanh công cụ ở đầu trang để chuyển đổi, kiểm soát và điều chỉnh loại phông chữ, kích thước văn bản, màu sắc và lề.
Google Tài liệu có tính năng lưu tài liệu tự động, vì vậy mọi thay đổi bạn thực hiện trên Google Tài liệu đều được lưu tự động. Bạn cũng sẽ tìm thấy nút Lưu ở bên phải của tùy chọn Trợ giúp ở đầu màn hình hoặc Tất cả các biến thể được lưu trong Drive.
Để hiển thị Lịch sử thay đổi của tài liệu, chọn Lưu hoặc Tất cả các thay đổi khác được lưu trong Drive cho phép bạn xem lại các thay đổi trước đó.
6. Hướng dẫn sử dụng các tính năng của Google Docs
6.1. Cách thêm tài liệu trong máy tính vào Google Docs
Bước 1: Truy cập vào Google Drive, sau đó nhấn chọn mục Drive của tôi.
Bước 2: Tại giao diện đó, chọn Tải tệp lên> Chọn tệp muốn tải lên và bấm Mở.
6.2. Cách tải tài liệu trên Google Docs về máy tính
Để tải tài liệu trên Google Documents xuống máy tính của bạn, hãy làm như sau:
Mở tài liệu muốn tải> Ở góc trái màn hình chọn Tệp> Tiếp tục chọn Tải xuống> Sau đó chọn định dạng muốn tải về (ở đây chúng ta sẽ chọn định dạng tài liệu PDF).
6.3. Cách chia sẻ tài liệu của bạn
Để chia sẻ tài liệu của bạn với người khác, hãy chọn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của tài liệu bạn muốn chia sẻ. Sau đó, nhập địa chỉ email của bạn hoặc gửi liên kết chia sẻ đến những người bạn cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Những người bạn cấp quyền truy cập vào tài liệu sau đó có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu của bạn, tùy thuộc vào quyền bạn cấp cho họ.
Bên cạnh đó, tùy chọn Advanced ở góc dưới bên phải cửa sổ cũng cho phép bạn chia sẻ tệp qua Gmail, Google+, Facebook hoặc Twitter miễn là bạn đặt tài liệu của mình ở chế độ công khai. Theo mặc định, cài đặt bảo mật của Google Documents thành Riêng tư, để thay đổi, bạn nhấp vào Thay đổi (ở giữa Tùy chọn nâng cao trong “Ai có thể truy cập”) để điều chỉnh cài đặt bảo mật của bạn.
6.4. Cách sử dụng tính năng nhận xét và trò chuyện
Bằng cách chọn Nhận xét ở góc bên phải của màn hình, bạn hoặc bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể bắt đầu thảo luận về vấn đề này. Bạn cũng có thể xem ai đang xem tài liệu bằng cách sử dụng một loạt các vòng tròn nằm ở bên trái của nút Nhận xét, nơi những người đang trực tuyến và để lại nhận xét sẽ xuất hiện.
Bạn cũng có thể thiết lập nhận xét và trò chuyện để nhận thông báo khi bất kỳ ai thay đổi nội dung tài liệu hoặc nhắc đến tên bạn hoặc đưa ra nhận xét. Tính năng được đánh giá là rất tiện lợi để tương tác và theo dõi thảo luận nhóm, giúp mọi người theo dõi kịp thời mọi sửa đổi nội dung tài liệu và không bỏ sót thông tin nào.
Trong trường hợp không muốn thêm chú thích vào tài liệu, bạn có thể thay đổi chế độ chỉnh sửa để tắt tính năng này.
Bước 1: Bôi đen dòng văn bản đó > Chọn dấu +.
Bước 2: Nhập nhận xét > Chọn Nhận xét.
6.5. Tìm hiểu các chế độ chỉnh sửa
Các chế độ chỉnh sửa của Google Tài liệu nằm bên dưới tùy chọn Chia sẻ, bao gồm các tùy chọn để tạo, mở và đề xuất chỉnh sửa nội dung. Trong đó, chế độ Chỉnh sửa cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa nội dung, chế độ Đề xuất và Xem cho phép bạn đề xuất các chỉnh sửa và xem hoặc in tài liệu của bạn tương ứng.
Hầu hết các chế độ soạn thảo này đều khá giống với Word, cho phép người dùng thực hiện các thay đổi đối với nội dung văn bản.
Với chế độ Đề xuất của Google Tài liệu cho phép người dùng phê duyệt hoặc xóa các chỉnh sửa trước khi chúng trở thành một phần của tài liệu cuối cùng. Trong trường hợp không sử dụng chế độ Đề xuất, bạn vẫn có thể xem lịch sử sửa đổi của nội dung tài liệu bằng cách chọn Tệp> Lịch sử phiên bản> Xem lịch sử sửa đổi (Tệp -> Lịch sử phiên bản -> Xem lịch sử sửa đổi).
6.6. Bổ sung font chữ
Bước 1: Nhấn vào font chữ > Chọn Phông chữ khác.
Bước 2: Chọn font chữ > Nhấn OK.
6.7. Lưu trữ và sao lưu dữ liệu
Bước 1: Chọn Tệp > Nhấp vào Tạo bản sao.
Bước 2: Nhập tên> Chọn Thư mục chứa bản sao> Bấm OK.
6.8. Chia sẻ dữ liệu
Bước 1: Chọn Tệp > Nhấn Chia sẻ.
Bước 2: Chọn Thay đổi.
Bước 3: Chọn quyền chia sẻ phù hợp cho đúng người nhận.
Bước 4: Nhập Gmail muốn chia sẻ> Nhập tin nhắn> Chọn Gửi.
6.10. Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến
Google Docs cũng cho phép người dùng chỉnh sửa khi không có mạng, để sử dụng chế độ này, bạn cần: Nhấn vào dấu 3 chấm ở góc trái của file> Chọn Cho phép sử dụng ngoại tuyến.
6.11. Xóa định dạng văn bản
Nếu bạn sao chép và dán quá nhiều dữ liệu với các định dạng khác nhau trong các nguồn khác nhau, văn bản của bạn sẽ bị lộn xộn, đó là khi tác dụng của việc xóa định dạng văn bản phát huy tác dụng.
Để thực hiện việc này, trước tiên bạn cần đánh dấu văn bản bạn muốn xóa định dạng, sau đó nhấp chuột phải và chọn Xóa định dạng hoặc bạn có thể nhấn phím tắt Ctrl + \
Sau đó, bạn chọn mục Văn bản bình thường từ menu xuất hiện ngay bên dưới phần Định dạng và Công cụ để bỏ định dạng văn bản.
6.12. Chuột phải để tìm kiếm
Thật dễ dàng nếu bạn muốn tra cứu định nghĩa của một ngôn ngữ hoặc tìm thông tin liên quan đến từ đó trên Internet. Hãy thử các tính năng Định nghĩa (Define) và Khám phá (Nghiên cứu) trên Google Documents.
Bạn chỉ cần bôi đen, sau đó nhấp chuột phải vào từng từ muốn tìm định nghĩa hoặc tìm trên Internet, Google Docs sẽ cho bạn hai tùy chọn gồm Định nghĩa (Define) và Khám phá (Research) để thực hiện.
6.13. Tag ai đó vào bình luận
Tính năng này khá thú vị vì bạn có thể dễ dàng gắn thẻ ai đó trong phần bình luận trong Google Docs. Để sử dụng tính năng này, chỉ cần nhập: “@” hoặc dấu “+” và chọn email của ai đó trong phần nhận xét.
Người được gắn thẻ sẽ nhận được thông báo qua email.
7. Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs
Khi sử dụng Google Docs, người dùng cần lưu ý những vấn đề sau:
Để tránh mất dữ liệu khi soạn thảo văn bản trên công cụ này, cách phòng ngừa tốt nhất là bật tính năng cho phép soạn thảo khi bị ngắt kết nối Internet.
Để đảm bảo rằng tài liệu của bạn không bị sửa đổi khi chia sẻ với người khác, bạn nên đặt quyền chỉnh sửa. Vì về cơ bản công cụ này cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa.
Các tài liệu được chỉnh sửa trên Google Docs khi tải về có thể gặp lỗi về cách trình bày và định dạng. Vì vậy, khi tải tập tin về, bạn nên kiểm tra kỹ.
Trên đây là Google docs là gì? Hướng dẫn sử dụng 13 tính năng Google docs. Hy vọng compamarketing đã mang đến bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kì thắc mắc gì, hãy để lại comment bên dưới cho compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công và đừng quên theo dõi các bài viết chia sẻ về thủ thuật của compamarketing.