Bạn đang đau đầu vì không biết làm sao để quản lý kho hiệu quả nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức? Để hỗ trợ cho công việc quản lý kho, tham khảo bài viết hôm nay của compamarketing và download ngay File excel quản lý kho đơn giản miễn phí [2021] nhé!
File excel quản lý kho là gì?
File excel quản lý hàng tồn kho là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên, phần lớn mọi người không biết cách sử dụng nó, vì họ không quen thuộc với Excel hoặc không quen với các thuật toán.
Sử dụng file excel quản lý kho là giải pháp quản lý chi phí thấp
Nhà kho là nơi chứa đựng nguyên vật liệu, hàng hóa để chuẩn bị cho cả một quá trình sản xuất kinh doanh. Tại đây sẽ thực hiện các nghiệp vụ như nhập, xuất, quản lý hàng hóa. Nếu không quản lý chặt chẽ ở khâu này rất dễ dẫn đến làm ăn thua lỗ. Đối với những kho hàng lớn, việc sử dụng sổ sách để quản lý hàng tồn kho là không khả thi.
Những ưu điểm nổi bật của quản lý kho bằng file excel
Đối với quản lý nhập kho bằng excel, ưu điểm đầu tiên phải kể đến đó là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tạo file quản lý kho bằng excel mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Excel có nhiều tính năng phân tích và báo cáo nhanh chóng mà không một phần mềm nào khác hỗ trợ. Các tệp excel quản lý dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các tệp riêng biệt.
Mẫu file quản lý kho bằng Excel
File quản lý kho bằng excel gồm đầy đủ các thông tin như:
- Bảng nhập: Ngày ghi, chứng từ, mã hàng, số lượng nhập.
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn kho đầu ngày, nhập trong ngày, bán trong ngày, tồn kho cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa: cung cấp các thông tin về hàng hóa: chứng từ, phiếu ghi, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn kho.
- Sổ kho để in: ngày tháng, chứng từ, nội dung, xuất nhập (số lượng, giá cả).
- Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho:
- số thứ tự, tên, nhãn hiệu, chất lượng hàng hóa / vật tư, mã hàng, đơn vị đo lường, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
Một số mẫu file quản lý kho bằng excel
Mẫu file excel quản lý kho đơn giản – Form kiểm kê hàng hóa
Tải miễn phí mẫu quản lý kho đơn giản
Tải mẫu quản lý kho thực phẩm hàng hóa
Mẫu quản lý kho đơn giản – File kiểm soát hàng hóa
Tải mẫu file quản lý kho thiết bị & vật tư
Mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng – quản lý kho đơn giản
Nhược điểm của việc sử dụng file excel quản lý kho
File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
File excel quản lý kho yêu cầu nhân viên nhập chính xác từng con số, thông tin. Khi có nhiều dữ liệu, nhân viên rất dễ gõ nhầm. Điều này sẽ dẫn đến sai sót trên toàn bộ hệ thống, tác động tiêu cực đến bộ phận kinh doanh và kho hàng.
Có 3 lý do chính khiến doanh nghiệp thất bại: quản lý kém, sản phẩm tồi và tiếp thị tồi. Nếu bạn không làm gì với nó, công việc kinh doanh của bạn sẽ thất bại. Tuy nhiên, để doanh nghiệp của bạn thành công, bạn cần phải suy nghĩ về tất cả chúng, không chỉ một.
File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
File excel quản lý kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho hệ thống cửa hàng nên không thể bảo mật hoàn toàn được. Đặc biệt, file Excel quản lý kho không có phân quyền cụ thể và không hiển thị lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu lưu trữ dễ dàng bị sửa đổi mà không cần khôi phục.
Nếu bạn có một cửa hàng cần được lưu trữ, thì bạn cần đảm bảo rằng bạn luôn có thể khôi phục dữ liệu của mình nếu có vấn đề phát sinh. Điều này có nghĩa là bạn muốn có một giải pháp sao lưu cho phép bạn tạo và lưu các bản sao lưu định kỳ. Bạn cần một giải pháp cho phép bạn truy cập vào dữ liệu của mình bất kỳ lúc nào.
File Excel quản lý hàng tồn kho dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
Những người sử dụng Microsoft Excel là một sai lầm phổ biến khi nhập cùng một thông tin vào các phần khác nhau của cùng một tệp, điều này dẫn đến lỗi nhập dữ liệu nghiêm trọng. Trong tình huống này, rất có thể các trường dữ liệu bị trộn lẫn, gây nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ nhà cung cấp của cửa hàng.
File Excel quản lý kho khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác
File excel quản lý kho của bạn không hoạt động trên Internet nên bạn không thể đồng bộ dữ liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi cửa hàng của bạn có bất kỳ sự thay đổi nào của hàng tồn, bộ phận kho của bạn sẽ tiến hành kiểm kê để có thể báo cáo số lượng chính xác cho các bộ phận khác.
File quản lý kho bằng Excel miễn phí khó có thể báo cáo kinh doanh
Tệp Excel quản lý kho miễn phí cung cấp một phương pháp đơn giản và thuận tiện để theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày. Sử dụng phương pháp này, chủ cửa hàng chỉ có thể xem một số báo cáo trong bảng tính. Tuy nhiên, nếu họ không quan tâm đến tình hình chung của cửa hàng, họ chỉ có thể xem một số báo cáo.
Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng file excel hiệu quả
File excel quản lý kho đơn giản miễn phí giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. Tuy nhiên, họ cần lưu ý những điều sau nếu muốn tận dụng nó.
Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình
Hệ thống quản lý kho sẽ mang lại lợi ích cho mọi loại hình kinh doanh, và mỗi chủ doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống quản lý kho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.
Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản
Nếu bạn đang nghĩ đến việc chuyển sang lĩnh vực thương mại điện tử hoặc bắt đầu kinh doanh trực tuyến, điều quan trọng là phải hiểu rằng các nhà bán lẻ thành công nhất luôn hoạt động từ một nơi có mục đích.
Khi bạn điều hành một doanhnghiệp từ một nơi có mục đích, khôngcórào cản không cần thiết, mà chỉ cónhữngtháchthức thực sự. Nếu bạn không hiểu rõnhữnggì bạn muốn doanhnghiệp của mìnhđạt được vàlý do tại sao bạn kinhdoanh, thì bạn đang vận hànhtrên chế độ lái tự động.
Những lưu ý khác
- Ngoài ra, các chủ cửa hàng cần cẩn thận khi nhập các hàm tính toán để tránh mắc phải những lỗi cơ bản như sai giá trị, sai tham chiếu.Cần điều chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
- Chủ cửa hàng phải sử dụng các tính năng bảo mật để hạn chế việc người ngoài xâm nhập dữ liệu.
- Ngoài ra, chủ cửa hàng cần cẩn thận khi nhập liệu để tránh sai sót, nhầm lẫn.
Học cách tạo File Excel quản lý kho
Các mục chính cần phải tạo trong file quản lý kho
- Danh mục hàng hóa, vật tư
Đây là nơi đầu tiên bạn nên thiết lập để sau này nhập, xuất và biên dịch báo cáo dễ dàng hơn nhiều.
- Bảng kê nhập hàng
Danh sách hàng tồn kho thường được nhập vào hệ thống nhiều lần vì nhiều lý do khác nhau. Vì bạn đã sử dụng mặt hàng để tìm tên và đơn vị đo lường, nên bạn sẽ dễ dàng nhớ được sản phẩm đó là gì và đơn vị đo lường đã được sử dụng.
- Bảng kê xuất hàng
Bạn có thể thêm tối đa 10 phiếu cho mỗi sản phẩm, tương tự như trường số lượng. Nhập cả các phiếu trong danh sách lô hàng. Bạn không thể nhập nhiều số lượng cho một mặt hàng.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn
Kết quả cuối cùng của báo cáo này là một báo cáo xuất nhập khẩu. Báo cáo này cho phép bạn xem hàng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập / xuất trong kỳ một cách chi tiết theo mã hàng.
Nếu bạn muốn nhanh chóng tìm hiểu những gì có trong kho, bạn có thể xem thẻ kho bằng cách nhấp đúp vào mã bạn muốn xem thẻ kho. Drill Down là tính năng giúp bạn thực hiện điều này.
Định dạng bảng biểu
Nhập tiêu đề cột cho mỗi phần và sau đó bấm OK.
Sau đó bạn cần làm những việc sau:
- Tạo bảng (dòng) cho bảng. Bạn có thể làm cho bất kỳ đường kẻ nào bị hỏng và sử dụng màu xám cho đường viền.
- In đậm dòng chủ đề
- Dòng tiêu đề cố định
- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, v.v. phải ở đầu báo cáo. Nhà quảng cáo làm điều này để chúng tôi biết báo cáo đến từ đâu. Lưu ý: Trong phiên bản miễn phí, nhà quảng cáo cũng không làm phần này, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn chọn một báo cáo mà bạn muốn sử dụng ngay từ đầu.
Các công thức excel để quản lý kho là gì?
- Sumif:
Các hàm quan trọng nhất của Excel bao gồm các hàm được sử dụng để tính tổng trong danh sách. Hàm này có thể được sử dụng để tính tổng trong các danh sách khác nhau tại các thời điểm khác nhau và có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu kiểm kê kho của mình.
- Vlookup
Bạn cần tạo danh sách hàng hóa chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa của mình như: Số mặt hàng, Tên mặt hàng, Đơn vị tính, Nhóm hàng, … Khi nhập / xuất hàng, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách chọn / nhập mặt hàng. mã. Các thông tin còn lại sẽ được chức năng vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng mà bạn nhập.
- If
VLOOKUP là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn tra cứu dữ liệu từ các trang tính hoặc bảng khác. Nó hoàn hảo để tra cứu các giá trị trong các trang tính hoặc bảng khác nhau.
- Sum
Làm sao có thể thiếu được cái này? Vì bạn sẽ muốn biết tổng giá trị của khoảng không quảng cáo của mình là bao nhiêu. Chức năng này bắt buộc phải sử dụng trên dòng tổng của báo cáo Xuất nhập kho.
Bạn sẽ không tìm thấy một cách dễ dàng để sử dụng các chức năng này trên trang web. Hãy tham khảo trang: Excel.webkynang.vn, nơi tôi có hàng chục bài viết miễn phí giúp bạn hiểu cách sử dụng các hàm trên.
Các hàm Excel như Sumifs, And, Or và Subtotal có sẵn trong menu Functions.
Hy vọng với File excel quản lý kho đơn giản miễn phí [2021] mà compamarketing đã cung cấp trên đây, việc quản lý kho của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Để tham khảo thêm các thông tin hữu ích, cùng theo dõi các bài viết của compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công.