File excel quản lý kho đơn giản miễn phí [2021]

//

Bạn đang đau đầu vì không biết làm sao để quản lý kho hiệu quả nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức? Để hỗ trợ cho công việc quản lý kho, tham khảo bài viết hôm nay của compamarketing và download ngay File excel quản lý kho đơn giản miễn phí [2021] nhé!

File excel quản lý kho là gì?

File excel quản lý kho là công cụ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn khá nhiều người chưa biết sử dụng do chưa thành thạo Excel hoặc chưa quen với các thuật toán.

Sử dụng file excel quản lý kho là giải pháp quản lý chi phí thấp

Kho là nơi chứa nguyên vật liệu, hàng hóa để chuẩn bị cho cả một quá trình sản xuất kinh doanh. Tại đây sẽ thực hiện các nghiệp vụ như nhập, xuất, quản lý hàng hóa. Nếu không được quản lý chặt chẽ ở khâu này rất dễ dẫn đến tình trạng thua lỗ của doanh nghiệp. Đối với những kho hàng lớn, việc sử dụng sổ sách để quản lý hàng tồn kho là không khả thi. Thay vào đó, sử dụng file excel để quản lý sẽ tiện lợi hơn.

Những ưu điểm nổi bật của quản lý kho bằng file excel

Đối với quản lý kho bằng excel, ưu điểm đầu tiên phải kể đến đó là MIỄN PHÍ. Bạn có thể tạo file quản lý kho bằng excel mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Excel có nhiều tính năng phân tích và lập báo cáo nhanh chóng mà không có phần mềm nào khác hỗ trợ. Các tệp excel quản lý dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các tệp riêng biệt. Điều này giúp người quản lý có thể theo dõi và kiểm soát chi tiết tình trạng hàng hóa trong kho.

Mẫu file quản lý kho bằng Excel

Trong các file quản lý kho bằng excel phải thể hiện đầy đủ các thông tin như:

  • Bảng nhập liệu: Ngày ghi, chứng từ, mã hàng, số lượng nhập.
  • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn kho đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn kho cuối ngày.
  • Báo cáo xuất nhập tồn: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.
  • Sổ chi tiết hàng hóa: chứng từ, thuyết minh, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn kho.
  • Sổ kho để in: Ngày tháng, chứng từ, nội dung, xuất nhập (số lượng, giá cả).
  • Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, chất lượng hàng hóa / vật tư, mã hàng, đơn vị đo lường, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền.

Một số mẫu file quản lý kho bằng excel

Mẫu file excel quản lý kho miễn phí
Mẫu file excel quản lý kho miễn phí

Mẫu file excel quản lý kho đơn giản – Form kiểm kê hàng hóa 

Tải miễn phí mẫu quản lý kho đơn giản

Tải mẫu quản lý kho thực phẩm hàng hóa

Mẫu quản lý kho đơn giản – File kiểm soát hàng hóa

Tải mẫu file quản lý kho thiết bị & vật tư

Mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng – quản lý kho đơn giản

Nhược điểm của việc sử dụng file excel quản lý kho

File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian

File excel quản lý kho yêu cầu nhân viên nhập chính xác từng con số và thông tin. Vì có thể khi lượng thông tin quá lớn, nhân viên dễ nhập sai dẫn đến sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng không tốt đến bộ phận kinh doanh và kho hàng.

Vì vậy, để đảm bảo thông tin nhập vào file excel quản lý kho là chính xác, nhân viên cần phải có bước kiểm tra lại nhiều lần, tốn rất nhiều thời gian. Ngoài ra, nếu quy mô kinh doanh của cả cửa hàng của bạn quá lớn thì cách quản lý kho bằng file Excel có thể sẽ cần nhiều nhân lực hơn, gây lãng phí tiền bạc cho doanh nghiệp.

File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất

File excel quản lý kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho hệ thống cửa hàng nên không thể bảo mật 100%. Đặc biệt, file Excel quản lý kho không có phân quyền cụ thể và không hiển thị lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu lưu trữ dễ dàng bị điều chỉnh mà không cần khôi phục. Được chứ.

Quản lý kho bằng excel
Quản lý kho bằng excel

Ngoài ra, có nhiều trường hợp máy tính gặp sự cố dẫn đến không lưu được file hoặc người dùng sơ ý làm mất dữ liệu. Lúc này, cửa hàng của bạn không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất mà chủ cửa hàng cũng không thể quy trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể vì không hiển thị lịch sử ai đã chỉnh sửa.

File Excel quản lý hàng tồn kho dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ

Khi có quá nhiều thông tin được lưu trong cùng một file Excel quản lý kho sẽ gây ra khả năng cao bị nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ nhà cung cấp của cửa hàng. Đây là tình trạng chung của rất nhiều người dùng Excel đã vô tình làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

File Excel quản lý kho khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác

File excel quản lý kho không hỗ trợ chạy trên Internet nên bạn không thể đồng bộ dữ liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi cửa hàng của bạn có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm kê lại để có thể báo số lượng chính xác cho các bộ phận khác. Do tình trạng thông tin không kịp thời nên đôi khi sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện cho công tác quản lý.

File quản lý kho bằng Excel miễn phí khó có thể báo cáo kinh doanh

Khi cửa hàng của bạn sử dụng file Excel quản lý kho miễn phí, chủ cửa hàng không thể theo dõi báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ. Tính đơn giản của việc nhập và xuất dữ liệu. Đây được coi là một nhược điểm lớn khi sử dụng file quản lý kho trên Excel.

Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng file excel hiệu quả

Việc quản lý kho bằng file excel không chỉ đơn giản mà còn giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. Để sử dụng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí, các chủ cửa hàng cần lưu ý những vấn đề sau.

Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình

Mỗi doanh nghiệp, cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh và đặc điểm sản phẩm khác nhau. Vì vậy, chủ cửa hàng cần xây dựng file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng và lĩnh vực kinh doanh của mình. Điều này không chỉ mang lại lợi ích quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu cửa hàng được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.

Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản

Có một điều lưu ý đối với các chủ cửa hàng khi sử dụng phần mềm file excel quản lý kho đơn giản miễn phí đó là người dùng phải có kiến ​​thức nhất định về Excel vì các hàm tính toán cũng như sử dụng các thao tác trong cửa hàng. Phần mềm này khá phức tạp. Nếu chủ cửa hàng không am hiểu vững vàng về Excel thì việc sử dụng Excel để quản lý kho sẽ rất khó khăn.…

Những lưu ý khác

  • Ngoài ra, các chủ cửa hàng cần cẩn thận khi nhập các hàm tính toán để tránh mắc phải những sai lầm cơ bản như sai giá trị hoặc sai số tham chiếu.
  • Cần điều chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
  • Chủ cửa hàng phải sử dụng các tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập dữ liệu của người ngoài.
  • Ngoài ra, chủ cửa hàng cần cẩn thận khi nhập liệu để tránh sai sót, nhầm lẫn.

Học cách tạo File Excel quản lý kho 

Học cách tạo File Excel quản lý kho 
Học cách tạo File Excel quản lý kho

Các mục chính cần phải tạo trong file quản lý kho

  • Danh mục hàng hóa, vật tư

Đây là nơi đầu tiên bạn cần làm vì bạn sẽ nhàn hơn rất nhiều khi nhập, xuất và biên dịch báo cáo khi đã có một danh sách chuẩn và được thiết lập ngay từ đầu.

  • Bảng kê nhập hàng

Bạn nhập liên tục nhiều phiếu nhập kho trong một bảng, ta gọi đó là bảng kê nhập kho. Vì bạn đã sử dụng mục để tìm tên và đơn vị đo lường nên sẽ rất dễ dàng.

  • Bảng kê xuất hàng

Tương tự với hàng tồn kho, bạn nhập dữ liệu hàng tồn kho liên tục trong danh sách lô hàng. Lưu ý rằng bạn nên nhập số lượng bình chọn.

  • Báo cáo nhập – xuất – tồn

Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập khẩu. Đây là báo cáo cho phép bạn xem lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập / xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.

Ở phiên bản trả phí bạn có thể xem từng ngày hoặc có thể xem thẻ kho dễ dàng bằng cách Click đúp vào mã muốn xem thẻ kho. Drill Down là tính năng giúp bạn thực hiện điều này.

Định dạng bảng biểu

Bước đầu tiên là bạn cần nhập các dữ liệu như tiêu đề các cột cho từng phần

Sau đó bạn cần làm những việc sau:

  • Kẻ bảng (dòng) cho bảng. Đường bên ngoài phải chắc chắn, đường giữa các đường có thể bị đứt đoạn và màu xám sẽ đẹp hơn.
  • In đậm dòng chủ đề
  • Dòng tiêu đề cố định
  • Định dạng thông tin tên công ty, địa chỉ, v.v. ở đầu báo cáo (nên dùng phần này). Lưu ý: Ở phiên bản miễn phí, bên quảng cáo không làm phần này vì đây là hạn chế của phiên bản miễn phí.

Các công thức excel để quản lý kho là gì?

  • Sumif:

Đây là chức năng quan trọng nhất của bất kỳ file excel quản lý kho nào.

Vì đây là một hàm Sum có điều kiện.

Chức năng này sẽ giúp chúng ta tính toán tổng lượng nhập / xuất của một mã sản phẩm từ danh sách nhiều lần nhập / xuất khác nhau.

  • Vlookup

Vì bạn đã tạo danh sách hàng hóa với đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị, Nhóm hàng, …

Khi nhập / xuất, bạn sẽ tiết kiệm được RẤT NHIỀU thời gian bằng cách chọn / nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ được chức năng vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng mà bạn nhập.

  • If

Bạn có thể cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của nhà nhập khẩu.

Mục đích là làm cho tập tin trông gọn gàng và sạch sẽ hơn. (Bạn không cần phải nhìn khắp nơi để xem lỗi #NA)

  • Sum

Làm sao có thể thiếu chức năng này được, vì bạn sẽ muốn biết tổng giá trị của khoảng không quảng cáo của mình là bao nhiêu.

Chức năng này bắt buộc phải sử dụng trên dòng tổng của báo cáo Xuất nhập kho.

Nếu bạn chưa biết cách sử dụng các hàm trên, vui lòng truy cập website: Excel.webkynang.vn. Có hàng tá bài viết miễn phí để bạn học cách sử dụng các chức năng này.

Ngoài các hàm bắt buộc trên, bạn có thể cần phải dùng tới các hàm excel sau: Sumifs, And, Or, Subtotal…

Hy vọng với File excel quản lý kho đơn giản miễn phí [2021] mà compamarketing đã cung cấp trên đây, việc quản lý kho của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Để tham khảo thêm các thông tin hữu ích, cùng theo dõi các bài viết của compamarketing nhé! Chúc các bạn thành công.

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments