25 mẹo sử dụng Google Doc hiệu quả nhất dành cho Marketer

Google Docs là ứng dụng soạn thảo văn bản rất hiệu quả với những tính năng xử lý văn bản gần giống như Microsoft Word. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường hay sử dụng Microsoft Word (MW) thay vì Google Docs, bởi họ sợ bộ xử lý này sẽ mất đi nhiều tính năng quan trong có trên MW.

Chính vì những sự hoài nghi đó, hôm nay Tài quyết định sẽ viết bài viết chia sẻ này, với mục tiêu làm rõ những hoài nghi của bạn về khả năng thực tiễn của Google Docs để có thể tận dụng được hết các tính năng của nó! Nào, cùng đến với 25 mẹo sử dụng Google Doc hiệu quả nhất dành cho Marketer nhé!

Thiết lập

1. Sử dụng Template

Bạn ghét nhìn chằm chằm vào một trang trống? Vậy thì hãy đến ngay thư viên template của Google Docs đi nào!

Tất cả mọi thứ từ đề xuất dự án đến lịch trình, hóa đơn, lịch và thư kinh doanh đều có thể được tìm thấy trong một loạt các định dạng có sẵn. Và nếu team của bạn thường xuyên sử dụng một hình thức nhất định, bạn có thể tạo template của riêng mình và thêm nó vào thư viện để sử dụng nhanh chóng.

2. Thêm vào thư viện phông chữ của bạn

Hầu hết các công ty sử dụng các kiểu chữ đặc biệt không phải lúc nào cũng có sẵn trong menu phông chữ có sẵn. Bạn có thể thêm nhiều hơn bằng cách nhấp vào menu phông chữ, chọn thêm nhiều phông chữ khác và tìm kiếm phông chữ mà bạn đang cần.

3. Thiết lập các phím tắt tùy chỉnh

Nhấp vào Công cụ và sau đó Tùy chọn để quản lý các phím tắt kiểu của bạn.

Ví dụ: nếu bạn sử dụng biểu tượng bản quyền và nhãn hiệu thường xuyên, bạn có thể tạo một lối tắt bạn chọn cho họ.

Bạn cũng có thể vô hiệu hóa tính năng tự động viết hoa các từ, đặc biệt hữu ích nếu bạn viết về các công ty hoặc sản phẩm có chính tả và dấu câu kỳ quặc.

4. Tinh chỉnh từ điển

Một số ngành công nghiệp có biệt ngữ chưa được đưa vào từ điển Google Docs. Đối với những người mệt mỏi khi nhìn thấy dòng màu đỏ đáng sợ dưới các từ hoặc phải nhấn vào Bỏ qua quá nhiều lần trong quá trình kiểm tra chính tả, hãy truy cập Công cụ > Từ điển cá nhân và thêm từ bạn muốn chọn.

5. Kiểm tra cài đặt thông báo

Trước khi hộp thư đến của bạn có nhiều thông báo Google Doc từ cộng tác viên, hãy nhấp vào biểu tượng bong bóng nhận xét ở góc trên bên phải, chọn Thông báo và sửa đổi theo ý thích của bạn.

6. Điều chỉnh các thông số riêng tư và chia sẻ

Nếu bạn đang làm việc trên các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật, bạn nên kiểm tra kỹ các quyền riêng tư trên tệp của mình. Bấm Chia sẻ ở trên cùng bên phải, chọn Chia sẻ với người khác, rồi bấm Nâng cao. Từ đây, bạn có thể kiểm soát ai có thể hoặc không thể chia sẻ lại, tải xuống, in, sao chép, chỉnh sửa hoặc thay đổi quyền truy cập vào tệp của mình.

Biên soạn

7. Sử dụng phím tắt

Các phím tắt là một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ và Google Docs có rất nhiều. Bạn có thể tìm thấy tất cả các phím tắt từ menu thả xuống trong menu Trợ giúp hoặc bằng cách sử dụng phím tắt tiện dụng này: /.

Đây là một bảng phím tắt cơ bản mà Tài đã liệt kê ra cho bạn tham khảo:

Bảng phím tắt Google Docs
⌘+B = In đậm
⌘+I = In nghiêng
⌘+U = Gạch chân
⌘+\ = Xóa định dạng
⌘+F = Tìm
⌘+K = Thêm liên kết
⌘+Option+M= Thêm bình luận
Ctrl+Option+I = Mở menu insert
⌘+Shift+S = Bắt đầu thêm văn bản bằng giọng nói
⌘+Option+C = Sao chép định dạng
⌘ + Option + Shift + h = Mở lịch sử sửa đổi
⌘ + Option + Shift + I = Mở công cụ khám phá
Nhấn đúp chuột = Chọn từ
Nhấn đúp ba lần = Chọn đoạn.

8. Đọc chính tả tài liệu của bạn

Nếu bạn không thể nhập tài liệu bằng tay, bạn có thể kích hoạt nhập giọng nói từ menu Công cụ hoặc bằng cách sử dụng phím tắt ⌘ + Shift + S.

9. Cấu hình cho Word

Đối với những người sử dụng trình duyệt Google Chrome và cảm thấy thoải mái hơn với Microsoft Word, bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng Office Editing cho Docs Sheets và Slides . Sau khi cài đặt, chỉ cần đảm bảo Chế độ tương thích Office được bật từ menu của File .

10. Truy cập tài liệu của bạn ngoại tuyến

Bạn có thể tiếp tục làm việc trên Google Doc khi đang di chuyển hoặc ở nơi bạn có kết nối Internet không khả dụng. Để làm được điều này, bạn cần bật tùy chọn Đồng bộ hóa ngoại tuyến từ menu Cài đặt của Google Drive .

Tùy chọn này chỉ hoạt động với Chrome và bạn nên đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình trong trình duyệt trước khi bạn ngoại tuyến.

11. Google tìm kiếm công việc của bạn

Một trong những lợi ích khi làm việc trong bộ ứng dụng của Google là bạn có thể tìm kiếm khi bạn đang di chuyển. Nếu có chủ đề, thuật ngữ hoặc ý tưởng bạn muốn biết thêm thông tin, hãy highlight chủ đề đó và nhấp vào Khám phá từ menu Công cụ hoặc sử dụng phím tắt ⌘ + Tùy chọn + Shift + I để mở Công cụ Khám phá . Một thanh bên sẽ xuất hiện với kết quả web cho truy vấn của bạn.

12. Thêm dấu trang

Bản Google Doc này đặc biệt tiện dụng khi viết hoặc cộng tác trên một tài liệu dài với nhiều phần. Chuyển đến Chèn và chọn Dấu trang để thêm liên kết trong tài liệu vào các phần hoặc trang cụ thể.

13. Sử dụng các tiêu đề để tạo ra một phác thảo

Khi bạn tạo tài liệu của mình, hãy đảm bảo cung cấp cho mỗi phần một tiêu đề và áp dụng định dạng tiêu đề. Để thực hiện việc này, chọn menu thả xuống và chọn Tiêu đề 1 cho các tiêu đề chính và tiến hành tuần tự cho các tiêu đề phụ.

Collaboration

14. Thông báo cho ai đó về sự thay đổi

Một trong những tính năng thiết yếu của Google Docs là tiềm năng hợp tác của nó. Nhưng mọi thứ có thể trở nên khó khăn nếu có quá nhiều người ẩn danh trong tài liệu của bạn.

Để thông báo cho cộng tác viên về một nhận xét bạn đã thực hiện, hãy thêm một + + theo sau là địa chỉ email của họ trong bong bóng nhận xét. Người đó sẽ nhận được một email thông báo cho họ rằng bạn đã yêu cầu họ chú ý đến một vấn đề cụ thể.

15. Xác định vị trí cộng tác viên của bạn trong thời gian thực

Nếu cộng tác với ai đó trong thời gian thực, bạn có thể tìm thấy đồng nghiệp của mình bằng cách nhấp vào ảnh hoặc hình đại diện của họ ở góc trên cùng bên phải.

16. Xem lại lịch sử phiên bản (và hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn)

Bấm vào Tệp, Lịch sử Phiên bảnXem Lịch sử Phiên bản để mở một thanh bên bên phải chi tiết các thay đổi tài liệu gần đây. Bỏ chọn Hiển thị thay đổi ở phía dưới để xem bản sửa đổi mà không có màu nổi bật.

Nếu bạn muốn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tài liệu, chỉ cần nhấp vào Khôi phục bản sửa đổi này dưới tên của biên tập viên đã chọn. Bạn cũng có thể đặt tên cho phiên bản của mình.

17. Xác định người thực hiện chỉnh sửa

Nếu bạn đã phát hiện các chỉnh sửa không đúng, bạn muốn phê bình hoặc ghi chú đơn giản, bạn sẽ cần tìm ra ai đã thực hiện chúng. Trong Lịch sử Phiên bản , mỗi trình chỉnh sửa được gán một màu tương ứng với các chỉnh sửa mà họ đã thực hiện trong tài liệu. Nhấp vào tên của biên tập viên để xem các chỉnh sửa của họ trong toàn bộ tài liệu.

Chỉnh sửa

18. Xem các thay đổi mới trong nháy mắt

Khi bạn chỉ muốn xem những thay đổi mới nhất được thực hiện đối với tài liệu, hãy nhấp vào liên kết ở cuối thanh menu, ở đó bạn sẽ được nhìn thấy tất cả các thay đổi mới chỉ trong nháy mắt.

19. Chuyển sang chế độ gợi ý

Đôi khi chỉ cần đề xuất. Để tắt chế độ chỉnh sửa và sang chế độ gợi ý, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì ở góc trên bên phải và chọn Gợi ý . Bằng cách này, các cộng tác viên có thể xem và quyết định xem có chấp thuận đề xuất của bạn hay không.

Tính năng này hoạt động tương tự như tùy chọn Theo dõi Thay đổi của Microsoft Word.

Các tính năng khác

20. Nâng cấp với các tiện ích bổ sung

Một số tùy chọn thú vị bao gồm Easy Accents, một công cụ giúp bạn thêm dấu phụ được sử dụng trong các ngôn ngữ khác. Ngoài ra còn có một tiện ích bổ sung khác là EasyBib giúp bạn tạo các trích dẫn thư mục và một công cụ phân tích cho phép bạn phân tích các số liệu thống kê sửa đổi.

21. Thêm chữ ký điện tử

Đăng ký thư kinh doanh với một chữ ký điện tử tùy chỉnh. Nhấp vào Chèn > Vẽ và chọn tùy chọn Dòng ghi chú để vẽ tên của bạn bằng chuột.

22. Thêm các liên kết đúng

Nếu bạn quên thêm siêu liên kết trong toàn bộ tài liệu của mình, thì đây là một mẹo nhanh. Đánh dấu từ hoặc cụm từ yêu cầu liên kết, sau đó nhấp vào biểu tượng liên kết trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím tắt ⌘K .

Trong cửa sổ bật lên, Google sẽ tự động đề xuất các liên kết. Nhấp vào Tìm thêm ở phía dưới để có thêm tùy chọn web, hình ảnh và ổ đĩa.

23. Dịch sang các ngôn ngữ khác

Như chúng ta đều biết, Google Dịch có những sai sót, vì vậy hãy thận trọng ở đây.

Nhưng, nếu bạn cần dịch nhanh một cái gì đó cho đồng nghiệp hoặc các mục đích nội bộ khác, hãy nhấp vào Công cụ> Dịch tài liệu . Bạn sẽ được nhắc chọn tên mới cho phiên bản dịch và sau đó bạn có thể chọn ngôn ngữ mà bạn muốn.

24. Trình bày tài liệu của bạn

Bạn có thể trình bày tài liệu của mình trong Google Hangouts . Chỉ cần nhấp vào Trình bày ngay bây giờ và chọn toàn bộ màn hình của bạn hoặc một cửa sổ để chia sẻ với người tham dự. Để kết thúc bài thuyết trình, chọn Dừng trình bày .

25. Tìm công việc của bạn dễ dàng hơn

Càng nhiều tệp bạn thêm vào Google Drive, Google hack càng hữu ích. Từ Google Drive, nhấp vào mũi tên xuống nằm ở bên phải của thanh tìm kiếm. Một menu sẽ xuất hiện cho phép bạn thu hẹp tìm kiếm của mình với các bộ lọc cho loại tệp, chủ sở hữu và ngày sửa đổi.

Cuối cùng, nếu có tài liệu bạn cần truy cập thường xuyên, hãy bookmark nó lại để bạn có thể nhanh chóng truy cập nó từ thư mục Google Drive Starred. Để gắn dấu sao cho một tài liệu, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ngôi sao ngay bên cạnh tiêu đề tài liệu của bạn.

Kết luận

Hy vọng những chia sẻ mà Tài đúc kết ở trên sẽ giúp bạn sử dụng Google Docs nhanh chóng và hiệu quả nhất. Nếu bạn có những thủ thuật sử dụng Google Docs khác hãy chia sẻ bằng cách để lại comment bên dưới bài viết để mọi người cùng tham khảo nhé.

Chúc bạn thành công!

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.