Thu hồi công nợ khách hàng không phải là chuyện dễ dàng. Với danh sách nhiều khách hàng đang có công nợ, làm sao để theo dõi một cách chính xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức nhất? Hãy cùng tìm hiểu Top 6 cách theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả, bên cạnh đó bài viết sẽ gợi ý Top 3 phần mềm theo dõi công nợ khách hàng. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
Công nợ khách hàng là gì?
Hiểu một cách đơn giản, nợ khách hàng là khi tổ chức kinh doanh đã cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng kèm theo hồ sơ khai thuế nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán ngay hoặc mới thanh toán được một phần. . Như vậy, công việc của doanh nghiệp là theo dõi và kiểm soát công nợ của khách hàng để có thể thu nợ khách hàng một cách hiệu quả.
Mục tiêu và chức năng của bảng theo dõi công nợ phải thu khách hàng
Đối với những khách hàng, đơn vị có giao dịch trong kỳ kế toán với công ty thì kế toán của công ty đó cần luôn theo dõi sát sao tình hình biến động công nợ, thu chi đối với những khách hàng này. Dựa trên những thông tin đó, lãnh đạo hoặc cấp trên có thể đưa ra quyết định về chính sách, thời hạn thanh toán, thời hạn công nợ, chiết khấu, khuyến mại với những khách hàng đó.
Bảng theo dõi gồm nhiều dòng, mỗi dòng đại diện cho 1 khách hàng của công ty. Nói cách khác, công ty, đơn vị có bao nhiêu khách hàng thì bảng (sổ) theo dõi công nợ phải thu cũng cần có số dòng đó.
Mẫu bảng theo dõi công nợ phải thu khác hàng
Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng cần tuân thủ một số nguyên tắc kế toán như phản ánh các thông tin như số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ, Có trong kỳ. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng và đặc điểm của khách hàng cũng như quy trình theo dõi mà các công ty, đơn vị có thể tùy chỉnh các tiêu chí cho hợp lý.
Hãy cùng nhìn qua mẫu Bảng theo dõi công nợ phải thu dưới đây:
Cách theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả
Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đưa ra các chính sách phù hợp để theo dõi công nợ một cách hiệu quả. Xu hướng của các doanh nghiệp đều mong muốn có thể tận dụng được tối đa nguồn vốn: thu hồi nhanh các khoản nợ của khách hàng. Như vậy, để sử dụng vốn hợp lý, doanh nghiệp cần có phương pháp theo dõi công nợ hiệu quả.
1. Xây dựng hệ thống theo dõi công nợ khách hàng
Bộ phận kế toán cần có hồ sơ theo dõi công nợ: có thể bằng file excel hoặc phần mềm kế toán để theo dõi công nợ của khách hàng và cập nhật nhanh nhất những phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ.
Bộ phận kế toán cần thường xuyên theo dõi công nợ của khách hàng. Căn cứ vào các thông tin trên hợp đồng, tờ khai, phiếu chi, chiết khấu, giấy báo ngân hàng, hàng trả lại, hóa đơn, phiếu xuất nhập khẩu,… kế toán sẽ tự động cập nhật. Cập nhật hồ sơ theo dõi công nợ của khách hàng.
Việc thu hồi công nợ sẽ liên quan mật thiết đến các chứng từ / hồ sơ kế toán nên kế toán cần nắm rõ quy trình hạch toán, quy trình thanh toán, luân chuyển giấy tờ… và đặc biệt là bộ phận. kế toán phải hết sức cẩn thận khi cập nhật số liệu từ chứng từ sang bảng excel, tránh làm thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu của khách hàng.
2. Giữ gìn mối quan hệ với khách hàng
Doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ thân thiết và gần gũi với khách hàng, cần khéo léo trong quá trình đôn đốc thu hồi công nợ từ khách hàng. Doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách ưu đãi, tạo điều kiện cho khách hàng được hưởng chiết khấu nếu phía khách hàng hoàn thành việc thanh toán đúng hạn / trước hạn với doanh nghiệp.
Để giữ mối quan hệ lâu dài với khách hàng, phía doanh nghiệp không nên quá khắt khe trong việc thu hồi nợ của khách hàng. Thoải mái nhưng vẫn thúc giục khách hàng trả nợ. Một số khách hàng sẽ không thích bị nhắc đi nhắc lại về các khoản nợ của họ.
3. Nhanh chóng gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng
Việc gửi hóa đơn cho khách hàng rất quan trọng, doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này. Bộ phận kế toán cần giám sát chặt chẽ hành trình của hóa đơn bán hàng, để đảm bảo rằng khách hàng đã nhận được hóa đơn đúng hạn và tránh sai sót, mất mát, chậm trễ.
Điều cần thiết là trước khi gửi hóa đơn, kế toán các khoản phải trả phải thông báo trước cho người chịu trách nhiệm về hóa đơn. Bạn có thể thông báo cho khách hàng bằng cách gọi điện hoặc gửi gmail.
Biện pháp ngăn chặn tình trạng mất hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đúng hạn, một số doanh nghiệp đã lựa chọn phương án sử dụng phần mềm kế toán kết nối với phần mềm tính tiền. Ứng dụng điện tử theo Nghị định số 119/2018 / NĐ-CP do Chính phủ ban hành.
Thực tế cho thấy việc thay thế hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích:
- Hóa đơn điện tử được phát hành nhanh hơn so với hóa đơn giấy, quy trình phát hành hóa đơn giấy có thể nhiều bước hơn 70% so với phát hành hóa đơn điện tử
- Sử dụng hóa đơn giấy tốn kém hơn về chi phí, hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm đến 80% so với hóa đơn giấy
- Hóa đơn điện tử có độ chính xác cao hơn tránh các tranh chấp liên quan đến sai hóa đơn
4. Kiểm soát các khoản phải thu thường xuyên
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
- Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng
- Theo dõi báo cáo công nợ quá hạn
- Lập các bảng theo dõi công nợ quá hạn để thuận tiện trong việc quản lý nợ đáo hạn, tuổi nợ.
5. Thông báo tới khách hàng về khoản nợ qua điện thoại
Ngoài việc đưa ra các thời hạn quy định để trả nợ đúng hạn, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng cần thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng về các khoản thu còn nợ phải trả cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không nên giục khách nợ quá nhiều qua điện thoại, tránh gây phiền hà cho khách hàng, lựa chọn khung giờ gọi phù hợp, tránh những ngày đặc biệt như mùng một hoặc đầu giờ, tránh những khoảng thời gian sau. giờ làm việc của khách hàng. Cần lưu ý những điều cần tránh để không làm mất lòng khách hàng và việc đòi nợ diễn ra suôn sẻ, thoải mái.
6. Lưu trữ tình hình thu nợ
Kế toán cần ghi chép các khoản nợ quá hạn vào sổ nhật ký, ghi chép các cuộc gọi hoặc email đã gửi, kèm theo ghi chép các phản ứng, khó khăn của khách hàng trong quá trình thu tiền như: thiếu hóa đơn, thiếu hàng, đến hạn thanh toán. khách hàng hứa trả, …. ghi chép để phản ánh với bộ phận liên quan và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Những lưu ý giúp theo dõi công nợ hiệu quả
Dưới đây là một vài lưu ý cần biết để doanh nghiệp theo dõi công nợ khách hàng một cách hiệu quả nhất:
- Đánh giá và phân loại khách hàng thành từng nhóm để dễ theo dõi công nợ
- Đối với các khoản phải thu cần ghi chép chi tiết cho từng trường hợp cụ thể và đối tượng khách hàng.
- Khi thanh toán công nợ, khách hàng cần có đầy đủ giấy tờ liên quan và hóa đơn hợp lệ, điều này giúp quá trình thanh toán công nợ diễn ra công khai, minh bạch, tránh thất thoát.
- Lập bảng đánh giá theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng, theo dõi tình hình trả nợ, hiệu quả của việc theo dõi công nợ
- Có văn bản xác minh các khoản nợ quá hạn, kéo dài, đưa ra giải pháp thu hồi nợ nhanh chóng.
Bảng đối chiếu công nợ khách hàng
Bảng đối chiếu công nợ khách hàng là mẫu biên bản được lập với mục đích ghi lại việc đối chiếu công nợ của doanh nghiệp mình với doanh nghiệp khác có giao dịch trong kỳ, từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nhắc nợ cho đối tác.
Ngoài ra, mẫu đối chiếu công nợ con dùng để xác nhận tình hình thanh toán và số dư nợ còn lại của hai bên. Mẫu đối chiếu công nợ cần có đầy đủ thông tin về hai đối tượng liên quan, thông tin về giao dịch mua bán, thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ, số dư nợ phát sinh trong kỳ,… cho hai bên. kiểm tra lại trước khi xác nhận thanh toán.
Khi nào cần thực hiện đối chiếu công nợ của khách hàng?
- Phiếu đối chiếu công nợ thường được lập theo yêu cầu hoặc hàng tháng, hàng năm theo thỏa thuận của hai bên đã thống nhất trước đó về thời gian thanh toán của bên mua cho bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
- Phiếu đối chiếu công nợ khách hàng được lập nhằm mục đích kiểm tra tình hình thanh toán của hai bên liên quan, đặc biệt với những hóa đơn có giá trị gia tăng trên 20 triệu đồng để kê khai lại với cơ quan thuế.
- Trường hợp khi hết hạn hợp đồng mà hai bên chưa trả hết nợ cho nhau thì phải lập bảng đối chiếu công nợ.
Các lưu ý khi lập bảng đối chiếu công nợ khách hàng
Khi lập bảng đối chiếu công nợ khách hàng cần lưu ý những điều sau:
- Thứ nhất, bảng đối chiếu công nợ không phải là một phần của văn bản vay nợ, phụ lục trong hợp đồng kinh tế nhưng vẫn có giá trị pháp lý như nhau.
- Thứ hai, vì là chứng từ liên quan đến tiền và có giá trị pháp lý về nghĩa vụ của các bên liên quan nên khi điền vào bảng đối chiếu công nợ, khách hàng cần ghi chi tiết, chính xác, rõ ràng và đầy đủ. tất cả các thông tin cần thiết.
- Thứ ba, hai bên nên thỏa thuận trước về thời gian thanh toán, tiền lãi phát sinh nếu chậm thanh toán và phương án giải quyết khi lập bàn.
- Thứ tư, để bảng đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý cần có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp; kế hoạch chữ ký hoặc điểm chỉ dành cho cá nhân.
Biên bản xác nhận công nợ khách hàng
Biên bản xác nhận công nợ khách hàng là một trong những văn bản quen thuộc đối với các doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh.
Biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại các cơ quan và áp dụng cho các cá nhân, nhà cung cấp có công nợ tồn đọng. Xác nhận công nợ đảm bảo tính minh bạch cho các khoản vay chưa thanh toán để tránh những thắc mắc và sai sót sau này.
Khi cần xác nhận chính xác công nợ giữa doanh nghiệp với đối tác, giữa cá nhân với cá nhân thì hai bên sẽ lập biên bản xác nhận công nợ sau khi hoàn thành việc đối chiếu công nợ với nhau.
Báo cáo công nợ khách hàng theo thông tư 200
Mẫu giấy báo nợ khách hàng theo thông tư 200 là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm tổng hợp chi tiết tình hình công nợ của doanh nghiệp đó. Mẫu báo cáo công nợ khách hàng theo thông tư 200 được áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Mẫu báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng theo thông tư 200 sẽ được tổng hợp bằng file excel nên rất thuận tiện cho kế toán trong quá trình theo dõi và tính toán các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. . Nội dung của mẫu báo cáo tổng hợp công nợ được ban hành theo Thông tư 200/2014 / TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự thống nhất trong toàn đơn vị và trong ban lãnh đạo. của các cơ quan nhà nước có liên quan.
Nội dung chính được trình bày trong mẫu báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng theo thông tư 200 bao gồm các thông tin liên quan đến tên mã doanh nghiệp, tên nhà cung cấp hoặc tên khách hàng, số nợ đầu kỳ là bao nhiêu. , tiếp theo là các khoản nợ phát sinh. Người lập báo cáo cần kiểm tra kỹ các thông tin để đảm bảo chính xác tuyệt đối trước khi chuyển cho kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp ký và đóng dấu.
Sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng
Lợi ích của phần mềm quản lý công nợ khách hàng
Quản lý dữ liệu đồng bộ
Phần mềm theo dõi công nợ khách hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp thuận tiện theo dõi và quản lý dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, từ đó giảm thiểu tình trạng phân tán dữ liệu. Đồng thời, sử dụng phần mềm quản lý công nợ sẽ tối ưu hơn so với quản lý bằng Excel vì khi sử dụng Excel, dữ liệu phải được lưu trữ thành nhiều file độc lập và phần mềm Excel không liên kết với hệ thống kết xuất. hóa đơn điện tử hoặc quét mã vạch doanh nghiệp.
Giảm thiểu tình trạng các chứng từ dư thừa
Các đơn hàng bán và nhập hàng được ghi chi tiết không chỉ giá trị công nợ mà còn cả số lượng và số lượng của từng sản phẩm.
Thông tin hợp nhất
Thông tin về công nợ của khách hàng và nhà cung cấp sẽ được quản lý tập trung, từ đó dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
Xác nhận và lập báo cáo công nợ
Phần mềm có thể xác nhận công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp và lập báo cáo công nợ. Từ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập thông báo thanh toán công nợ của khách hàng thông qua mã truy cập hoặc các biểu mẫu liên kết có sẵn và đặc biệt là thông qua cài đặt nhắc nhở.
Dễ dàng theo dõi
Phần mềm quản lý có thể theo dõi chi tiết từng trường hợp vì công nợ được quản lý theo số công nợ và người quản lý công nợ.
Hạn chế lỗi phát sinh
Người dùng có thể nhanh chóng xử lý và áp dụng hình thức thanh toán các khoản thu, chi phù hợp với từng khoản nợ của khách hàng cụ thể kể cả trong trường hợp nhiều giao dịch được thực hiện cho cùng một khách hàng.
Top 3 phần mềm theo dõi công nợ khách hàng phổ biến hiện nay
1. Phần mềm quản lý kế toán tài chính SimERP
Được xây dựng dựa trên phần mềm kế toán Odoo ERP, SimERP sẽ có sự kế thừa chặt chẽ, chính xác và tức thời dữ liệu từ các bộ phận khác trong cơ quan, từ đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhân viên đồng thời giúp các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp luôn có cái nhìn tổng quan và nắm bắt thông tin kịp thời về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
SimERP tích hợp với các phân hệ quản lý vận hành như Bán hàng, Mua hàng, Quản lý kho hàng,… để cung cấp các giải pháp tích hợp cho doanh nghiệp.
Lợi ích ứng dụng Kế toán SimERP mang lại
Các tính năng kế toán của SimERP được xây dựng và thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bộ phận kế toán:
- Được xây dựng theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), phù hợp với quy định của Bộ Tài chính.
- Phần mềm kế toán SimERP liên kết chặt chẽ và cập nhật tức thời dữ liệu từ các bộ phận khác: Bán hàng, Tiếp thị, CRM, v.v.
- Các bút toán phát sinh được hạch toán tự động theo quy tắc định sẵn, nhờ đó giảm đến 70% khối lượng công việc của nhân viên kế toán.
- Các thông tin, dữ liệu được nhập một lần duy nhất từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tiền lương, bán hàng qua kênh thương mại điện tử …. và được chuyển cho nhân viên kế toán, từ đó tránh được những sai sót không đáng có. khi nhập liệu nhiều lần trên cùng một chứng từ như cách xử lý của các phần mềm kế toán thông thường.
- Kế toán SimERP kết nối trực tiếp với các ngân hàng và các phương thức thanh toán trực tuyến như paypal, bankroll, VNPay… Các giao dịch được đảm bảo đồng bộ hàng giờ và diễn ra rất nhanh chóng;
- Hệ thống báo cáo theo thời gian thực được cập nhật ngay lập tức khi có bất kỳ phát sinh nào tự động, giúp người quản lý luôn có dữ liệu hỗ trợ cho việc ra quyết định của nhân viên cấp phòng và ban. Kế toán không còn vất vả trong việc thu thập số liệu, báo cáo …
2. Phần mềm bán hàng KiotViet
Với giao diện thân thiện và đẹp mắt, người dùng có thể dễ dàng sử dụng với các thao tác nhanh chóng và đơn giản. Hơn nữa, người quản lý có thể truy cập và theo dõi công nợ của khách hàng một cách tiện lợi và nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị có cài đặt phần mềm.
Quản lý công nợ khách hàng với sự kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm Excel đang là xu hướng mang lại hiệu quả tối đa cho các cửa hàng, doanh nghiệp. Trong đó KiotViet là phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý công nợ được nhiều người dùng ưa chuộng hiện nay với các tính năng nổi bật như: nhập file Excel công nợ vào phần mềm, xuất file công nợ ra excel, nhập xuất kho. Danh mục hàng hóa và thông tin báo cáo,…
Việc kết hợp phần mềm quản lý bán hàng với file Excel trong hoạt động quản lý công nợ khách hàng không chỉ giúp cửa hàng, doanh nghiệp thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc theo dõi công nợ mà còn góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất. kinh doanh minh bạch và hiệu quả.
3. Phần mềm bán hàng Sapo POS
Sapo POS là phần mềm bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng được hơn 67.000 cửa hàng, doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.
Mọi công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, đối tác đều được quản lý đồng bộ và chính xác trên phần mềm.
Thay vì phải ghi công nợ vào sổ, hay điền vào file Excel quản lý công nợ, Sapo POS sẽ tự động ghi nhận công nợ khi xảy ra các hoạt động mua bán, vận chuyển. Người dùng sẽ không phải mất thời gian theo dõi và tính toán công nợ.
Đặc biệt khi cửa hàng kinh doanh online trên Facebook và ship hàng thì phần mềm Sapo POS sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi đơn hàng giao ngay trên ứng dụng Sapo cũng như tính phí ship, tiền COD rõ ràng giúp chủ shop. Cửa hàng có thể dễ dàng kiểm tra công nợ cuối kỳ.
Với công nghệ điện toán đám mây hiện đại, mọi dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm sẽ được đồng bộ hóa một cách tự động. Người dùng không còn lo lắng về việc thất lạc, mất mát dữ liệu như khi tính toán theo sổ sách.
Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng máy tính hoặc thiết bị di động, hoặc ngay cả khi thay thế thiết bị mới, tất cả các dữ liệu liên quan đến công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng sẽ được tự động đồng bộ vào máy mà không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác nào khác.